Het toevertrouwen van je project aan een communicatiebureau betekent niet dat ze er een onbeperkte volmacht over krijgen. Er zijn precieze richtlijnen waar ze zich aan moeten houden. Bij het eerste misverstand tussen jouw bedrijf en het communicatiebureau kan de hele communicatiestrategie op de proef worden gesteld. Gezien het belang van je communicatiebureau, is het belangrijk ze te briefen voor een effectievere samenwerking.Je vraagt je nu af:Hoe begin ik eraan? Welke werkwijze kan ik het best volgen?Dit leggen we graag even aan je uit.

Waarom zou je een briefing schrijven? 🤔

Om een zichtbaar en tastbaar kwalitatief resultaat van een communicatiebureau te hebben, is de briefing het referentiekader voor het bedrijf. Met andere woorden, het is de basis van een succesvolle campagne. Het helpt  om ideeën en acties die jij wilt uitvoeren over te brengen. Hoe duidelijker en explicieter de standpunten van het bedrijf, hoe beter het communicatiebureau in staat zal zijn om de problemen te identificeren en een aangepaste marketingstrategie door te voeren.

Tijdbesparend ⏳

Wanneer de doelstellingen en verwachtingen vanaf het begin eenvoudig en duidelijk op papier worden vastgelegd, zal het verwachte resultaat door het communicatiebureau in korte tijd worden bereikt. Bovendien moet het bedrijf zijn gang gaan, en niet impulsief van gedachten veranderen. Goede samenwerking en wederzijds respect zijn de voorwaarden voor succes.

Eerlijke vergoedingen 🤝

De vergoeding van een communicatiebureau is mede afhankelijk van het resultaat. Dit principe geldt alleen als beide partijen het hierover eens zijn. Daarom is het van belang een briefing op te stellen waarin de werkelijke prestatiedoelstellingen worden vastgelegd, die ook meetbaar moeten zijn. Tegelijkertijd voorkomt het misverstanden tussen de verschillende afdelingen van het bedrijf: financiën en marketing.

De basis

Een schriftelijke briefing 📝

Een schriftelijke briefing is een ondersteuning voor de vergaderingen,  deze bevordert de afwerking en de opvolging van het project. Het betekent ook dat klanten op de hoogte zijn van de verwachte resultaten. Daarom is een schriftelijke briefing, in combinatie met een mondelinge, van groot belang wanneer een agentschap meer informatie wenst of een standpunt kenbaar wil maken. Daarnaast is het van belang dat het bedrijf met verschillende contactpersonen werkt. In feite helpt het je om je keuzes te bespreken met de directie van de organisatie en voorkomt het dat er op het laatste moment nog wijzigingen worden aangebracht door een team buiten de afdeling. Tenslotte moet een briefing  de goedkeuring van alle betrokkenen hebben voordat deze aan een bureau wordt voorgelegd.

Wees altijd duidelijk 🌤 → ☀️

Je hoeft geen lange en saaie (en soms onbegrijpelijke) briefing te schrijven. Het is cruciaal dat de belangrijke onderdelen zo eenvoudig en duidelijk mogelijk worden beschreven. De briefing moet kort zijn, zoals de naam al aangeeft, maar krachtig. Een briefing moet alleen datgene bevatten wat nodig is om tot de verbeelding spreken van een potentiële partner. Aanvullende informatie kan natuurlijk achteraf worden bijgevoegd.

Doelstellingen vaststellen 📈

Door het verstrekken van zakelijk georiënteerde en meetbare doelen is de briefing beter te begrijpen. Om dit te doen is het belangrijk om zwart op wit te zetten wat de organisatie eigenlijk wil, de aanpak die zij kan volgen, .. zo wordt het resultaat alleen maar beter.

De inhoud van de briefing

1 – Achtergrond

Er zijn drie essentiële elementen die behoren tot de briefing:

  • Business: geef zo veel mogelijk informatie over het product: samenvatting, strategie, SWOT analyse, etc.
  • Markt: bied statistieken aan over de concurrerende omgeving, consumentengedrag ten opzichte van het product, het geschatte aantal klanten, de communicatiekanalen en de gebruikte media.
  • Product: geef details over 2 belangrijke elementen, namelijk:
    • het product: voor-en nadelen dat een product kan bevatten
    • het merk: het communicatieplan, evolutie van de omzet en van eerdere communicatieplannen in termen van kwaliteit.

2 – Doelstellingen

De schriftelijke briefing van het bureau heeft twee doelstellingen op zakelijk en marketingniveau:

  • Verhoging van de verkoop
  • Uitbreiding van de doelgroep
  • Meer online verkeer genereren
  • Verhoging van het aantal distributeurs, etc.

Op het niveau van de communicatie:

  • Verbetering van het merkimago
  • Extra aandacht voor de consumentenbelangen
  • Verhogen van merkbekendheid door mond-tot-mondreclame, etc.

3 – Doelgroep

Beperk je niet tot de gebruikelijke criteria (leeftijd, gezins- en beroepssituatie, geografische ligging, persoonlijkheid, etc.). Het is belangrijk om een bredere blik te hebben en te proberen jezelf in de plaats te stellen van je doelgroep. Wat kan een bepaald publiek aanmoedigen of belemmeren om het product te kopen? Kortom, de studie van de psychologie en het consumentengedrag met betrekking tot een gelijkaardig product (inzichten) is noodzakelijk.

4 – Bericht

Een reclameboodschap moet duidelijk en ondubbelzinnig zijn. Het moet een stempel drukken op de consument.

5 – Belofte

Een boodschap moet gebaseerd zijn op een samenhangend en reëel argument, maar evenzeer emoties oproepen. Zo is het altijd beter om getuigenissen van tevreden klanten of zelfs een beroemdheid die vertrouwen heeft in het merk in de verf te zetten.

6 – Meten

Het bedrijf moet op voorhand de geplande methoden definiëren om de KPI’s te meten.Vervolgens wordt een vergadering met het communicatiebureau georganiseerd om de gebruikte meetinstrumenten toe te lichten.

7 – Mediakanalen

Op basis van gedrag, gewoontes, levensstijl, etc. is het belangrijk om het juiste mediakanaal te vinden dat een bepaalde toon aanneemt, aangepast aan het doelgroep. Het doel is om de juiste mensen op het juiste moment te bereiken. Als je meerdere mediakanalen gebruikt, is het belangrijk om na te denken over de rol van elk medium.

8 – Beperkingen

Om zich niet te mengen in de rol van het communicatiebureau moet het bedrijf zich beperken tot het geven van eenvoudige instructies. Om het “wow”-effect te bereiken, is het essentieel om de creativiteit van het bureau niet in de weg te staan.
Praktische afspraken ⚠️

In de schriftelijke briefing moeten drie belangrijke praktische aspecten worden vermeld:

  • Financiële kwesties:

Vanaf het begin moet het budget voor elke fase van de campagne door het bedrijf worden bepaald, om de totale kosten te optimaliseren. Op deze manier weet zowel het bedrijf als marketingbureau wat de financiële verwachtingen zijn. Zo sluit je onaangename wendingen uit.

  • De planning:

Het beste is om een planning op te stellen met de belangrijkste aandachtspunten, d.w.z. data voor de tests, de levering(en), distributie naar de media, betaling van de facturen. Hieraan kunnen gerichte vergaderingen worden toegevoegd.

  • De specifieke kenmerken:

Het is van belang rekening te houden met de juridische, ethische en administratieve beperkingen die zouden kunnen opduiken voor een campagne en met name voor specifieke soorten producten.Wanneer alle bovenstaande punten de toestemming van het communicatiebureau hebben gekregen, is het tijd om de schriftelijke briefing te ondertekenen en alles in gang te zetten.

Ons advies voor een kwalitatieve briefing 👌🏻

1. Verenig de juiste mensen voor de opdracht

Nog voordat de opdracht wordt opgesteld, moeten alle relevante personen bijeenkomen. Deze personen zitten elk in verschillende afdelingen en hun meningen en standpunten zijn cruciaal. Zo wordt er geen enkel detail boven het hoofd gezien.Te veel mensen erbij betrekken is ook niet goed, dit kan voor chaos zorgen. Daarom moeten alleen de relevante betrokken partijen verenigd worden.

2. Wees zo nauwkeurig mogelijk

Precisie is de basis van een goede opdracht. Elk aspect, elk deel van de opdracht moet een maximum aan details bevatten om toespelingen en misverstanden te voorkomen.

3. Maak kennis met jouw bureau

Wanneer een bureau om verduidelijking vraagt, moet een bedrijf de nodige antwoorden geven zodat de resultaten zo goed mogelijk aan de verwachtingen voldoen. Laat ze niet aan hun lot over en ga er zeker niet van uit dat ze alles weten en zelf moeten uitzoeken. Een Account Manager is de perfect brug tussen een bureau en een klant. Dankzij de nauwe relatie met de klant kan de AM het bureau bijsturen indien nodig.

4. Controleer of de opdracht is begrepen

De beste manier om na te gaan of de opdracht is begrepen, is het houden van een efficiënte vergaderingen (face-to-face of videoconferentie). Het is altijd goed om te weten of een bureau en een klant op dezelfde golflengte zitten. Wees niet bang om meeting is te plannen, maar plan ook niet voor kleinigheden. Houd het kort en bondig, maar vooral duidelijk! Er zullen zeker nog twijfels opduiken tijdens het hele proces en daarom is vergaderen essentieel.

5. Blijf in contact met elkaar voor eventuele vragen

Om effectief te zijn, moet het bureau voldoende tijd hebben om een eerste versie van de verwachtingen van het bedrijf te produceren. Zodra deze stap is voltooid, is het noodzakelijk om een presentatie te organiseren om standpunten uit te wisselen en om bepaalde aspecten die tot succes zullen leiden te verbeteren.

Kortom 🔚

Een goede, sterke en duidelijke briefing staat gelijk met een goede start. Vergeet ten slotte niet dat marketing een zeer onvoorspelbare discipline is en dat het het beste is om overtuigende resultaten te behalen door een netwerk van experts op te bouwen waar je terecht kunt als je ze nodig hebt. Sortlist zal je ondersteunen in dit proces om de bureaus te vinden die het beste passen bij uw behoeften passen waar dan ook in Nederland. Zo kan bijvoorbeeld een lijst van de beste Communicatiebureaus in Maastricht en Almere worden geraadpleegd.