Door de groei van digitale marketing is de vraag naar communicatiebureaus eveneens gestegen. Deze organisaties zijn gespecialiseerd in verschillende vormen van communicatie, zoals bijvoorbeeld het opzetten van marketingcampagnes. De laatste jaren zijn vergoedingsmethoden in sterke mate geëvolueerd en is het nuttig om te ontdekken wat deze precies inhouden.  

Bij het opstellen van een contract tussen de klant en het communicatiebureau zijn er een aantal richtlijnen rond betalingsmethoden die je strikt moet naleven. De beste contracten tussen klanten en bureaus worden opgesteld aan de hand van de volgende richtlijnen:

  • De contracten moeten door beide partijen eenvoudig te begrijpen zijn 
  • Het contract moet eerlijk opgesteld worden en overeenstemmen met de Belgische wetgeving
  • Er moet rekening worden gehouden met de belangen van de klant 
  • Het contract wordt afgerond voordat de samenwerking van start gaat
  • Je moet in het bezit zijn van een schriftelijk bewijs van de overeenkomst
  • Let op dat de overeenkomst soms niet nagekomen kan worden door onvoorziene omstandigheden
  • De overeenkomst moet gebaseerd zijn op aanvaarde voorwaarden.
  • Bekijk achteraf of alle voorwaarden in het contract correct zijn nageleefd

Wat zijn de verschillende vergoedingsmethoden?

Voor communicatiebureaus zijn er genoeg manieren om betalingen te vorderen. Je moet goed nadenken over de manier die het beste bij je bedrijf past. Selecteer de vergoeding die bij de werkwijze van je bedrijf van toepassing zijn. Zo zullen bijvoorbeeld grafische ontwerpers een vergoedingsmethode verkiezen per afgerond project. Denk ook na over welke methode het meest geloofwaardig overkomt bij de klant. Ze kunnen immers gemakkelijk overschakelen naar de concurrent als het naar hun gevoel te prijzig is en geen waarde voor het geld oplevert. We begeleiden je hieronder om de juiste keuze te maken door de mogelijkheden op te sommen.

De Commissie

Het uitdelen van commissies is een vergoedingsmethode die niet enkel voorkomt in de verkoop, maar ook bij communicatiebureaus. Het was vooral vroeger een populaire manier om bedrijven uit te betalen voor hun geleverde diensten, maar vandaag de dag komt het nog steeds voor. 

Het principe van commissies is eenvoudig. Zo zal in het contract een percentage worden afgesproken dat bovenop de vergoeding komt. Het percentage varieert en is afhankelijk van de gevraagde expertise. Zo zal het bijvoorbeeld een grotere karwei zijn om een hele website te maken in plaats van enkel een logo te ontwerpen. Geef in het contract duidelijk aan hoe je aan dit percentage komt en over welke diensten je het hebt. 

Voordelen van commissie:

  • Eenvoudig te berekenen nadat het commissiepercentage is vastgesteld. 
  • Hangt af van het soort van opdracht/project.
  • Motiveert om nauwkeurig en doelgericht werk te leveren. 

Nadelen van commissie:

  • De hoogte van de beloning voor geleverde diensten, ook wel provisie genoemd, is moeilijk vast te stellen en afhankelijk van de verwachtingen van de klant. 
  • Bij bezuinigingen worden commissies niet uitbetaald aan het agentschap, zelfs als het verrichte werk goed is gedaan.
  • Commissies zijn niet toepasselijk voor non-media gerelateerde bedrijven.
  • De discussie is meer gebaseerd op het tarief van de vergoeding dan op de effectiviteit van de dienstverlening.

Vergoedingen

De communicatiebureau vergoedingen worden berekend op basis van wat de opdrachtgever wilt en wat de agentschappen kunnen aanbieden. Zorg ervoor dat dit bedrag wordt vastgesteld alvorens te starten met een project of pas dit jaarlijks aan.  Op deze manier zullen er minder conflicten ontstaan tussen klant en opdrachtgever en kunnen onduidelijkheden vermeden worden.  

Vaste vergoedingen

Deze bestaan uit een vooraf bepaald bedrag, van de opdrachtgever aan het agentschap. Deze bedragen worden meestal voor het starten van een project uitbetaald. Wat de commissie betreft, hangen de vergoedingen af van de omvang van de activiteit en de middelen die door het agentschap kunnen ingezet worden. Het is de taxatie van deze middelen die de vergoeding zal bepalen. De vergoedingen worden bepaald aan de hand van enkele factoren in termen van het personeel: bekwaamheid, ervaring en betrokkenheid. Uiteraard moet er ook rekening worden gehouden met de middelen en de tools die gebruikt worden om de opdracht te volbrengen. 

Vergoedingen in bestede tijd

Zoals de titel al zegt kunnen agentschappen vergoed worden aan de hand van de tijd die aan bepaald project wordt besteed. Het is hierbij de bedoeling dat een schema wordt opgesteld waarin je duidelijk aangeeft hoeveel tijd naar het project gaat en hoe de gespendeerde tijd wordt benut. De werktijd wordt vervolgens in rekening gebracht met de loonkostprijs.

Voordelen van vergoedingen:

  • Vergoedingen houden rekening met de kosten van het werk en de nodige middelen. De vergoedingen zijn goed aangepast aan het belang en de moeilijkheidsgraad van de dienst.
  • Dit is een vaste financiële verplichting voor de opdrachtgever.
  • Vergoedingen houden rekening met de onvoorziene omstandigheden en zelfs in deze gevallen zijn de vergoedingen van het agentschap gegarandeerd.
  • Dit geeft de opdrachtgever een beter beeld van waar de kosten vandaan komen.
  • Het communicatiebureau staat garant om de werkelijke kosten van de klant in te schatten.

Nadelen van vergoedingen:

  • Er wordt weinig rekening gehouden met de kwaliteit van het werk.
  • Vereist een moeilijke controle van de werkelijk bestede tijd.
  • Het communicatiebureau moet een analytische boekhouding opzetten.

Aanmoedigingspremies

Een andere benaming voor aanmoedigingspremie is “incentive.”Dit is een vergoeding waarbij de betaling door de opdrachtgever gebaseerd is op het bereiken van doelstellingen, die samen met het agentschap worden bepaald. Deze doelstellingen kunnen zowel kwantitatief als kwalitatief geformuleerd worden. Het succes van deze betaalmethode is te verklaren door het feit dat adverteerders rekening kunnen houden met de winstgevendheid van hun investering.

Het is belangrijk dat winstdeling de rol van “motivator” speelt, dus daarom moet dit als een compensatiepremie worden beschouwd. Het feit dat de steun niet volledig wordt betaald, mag het economisch evenwicht niet in gevaar brengen. Om de aanmoedigingspremies toe te kunnen passen, moet de opdrachtgever geloven in het bereiken van vooropgestelde doelen aan de hand van de geleverde diensten.


Voordelen van aanmoedigingspremies:

  • De vergoeding is meer gerechtvaardigd omdat de opdrachtgevers betalen in verhouding tot het behalen van de verwachte resultaten.
  • Het is een motiverend instrument voor het agentschap.

Nadelen van aanmoedigingspremies:

  • De aanmoedigingscriteria zijn moeilijk te beschrijven in het contract. 
  • Het vereist vertrouwen tussen beide partijen voordat het tot stand komt.
  • Er moet voor worden gezorgd dat de aanmoedigingspremies niet demotiverend werken en haalbaar zijn.

Gemengde vergoedingsmethoden

De bovenstaande methoden kunnen gecombineerd worden en één geheel vormen. Afhankelijk van de toevertrouwde taken, de omvang van de beheerde budgetten en de relatie met het agentschap, kan de vergoeding immers worden aangepast.

De adverteerder en het agentschap kunnen samen beslissen om een vergoeding uit te betalen die het agentschap een minimuminkomen zal garanderen. De variabele vergoeding kan overlappen en net daarom kan de winstdeling als een uitkering gelden.

Voordelen van gemengde vergoedingsmethoden:

  • Vergoedingsmethode op maat voor elk project 
  • Flexibiliteit in aanpak

Nadelen van gemengde vergoedingsmethoden: 

  • Onduidelijkheid als dit niet specifiek gecommuniceerd wordt via het contract
  • Gecompliceerder om in het contract op te nemen 

Alternatieve vergoedingsmethoden

Er zijn inderdaad nog meer vergoedingsmethoden die veel minder worden gebruikt, maar in sommige gevallen praktisch kunnen zijn. Als je verder leest kun je ontdekken of deze geschikt zijn voor jouw bedrijf.

Kosten van consulting en concept

Consulting- of conceptkosten zijn eenmalig vastgelegde kosten ter dekking van de kosten voor de ontwikkeling van het creatieve concept van een campagne. Ze zijn gebaseerd op de geschatte waarde van een idee voor de onderneming van de klant. Ook zal het verwachte gebruik afgesproken en gespreid worden over een bepaalde periode. Deze methode is nuttig voor klanten die nieuw zijn in digitale marketing.

Vergoeding op waarde

Sommige klanten hebben compensatiesystemen ingevoerd die gebaseerd zijn op een beoordeling van de prestaties van het agentschap in termen van output en resultaat. Voorbeeld van hoe een betaling aan een communicatiebureau eruit kan zien.

Stap 1: De eerste stap is het onderhandelen over het werkterrein. De klant bepaalt. Het communicatiebureau stelt vragen.
Stap 2: Overeenkomst over de arbeidstijd, een periode afspreken waarin de diensten geleverd moeten worden.
Stap 3: Overeenkomst over het desbetreffende werkterrein.
Stap 4: Het communicatiebureau moet de kosten voor zijn rekening nemen en een werkplan opstellen dat het met de opdrachtgever wordt gedeeld.
Stap 5: Beide partijen komen overeen met een vergoeding voor het agentschap.
Stap 6: Klanten en bureaus maken samen afspraken over welke key performance indicators (KPI’s) geanalyseerd moeten worden, om te zien of de doelstellingen werden behaald.
Stap 7: Op dit moment hebben de opdrachtgever en het bureau een overeenkomst bereikt over het bedrag dat de opdrachtgever aan het bureau moet betalen.
Stap 8: Ook is bepaald hoe de prestaties zullen worden geëvalueerd en hoe de compensatie zal worden beoordeeld.
Stap 9: Slotbesprekingen over de vorm en het type opdracht.