Werken op afstand – Hoe werk je het best op afstand met een agency?
Laatst geüpdate op 20 juli 2023 om 12:22 pm
5,00/5We horen al jaren dat werken op afstand oftewel, remote werken de toekomst is. We zijn 2020 voorbij en het is ondertussen een feit. Al 3 jaar lang zijn we met zijn allen aan het werken in verschillende kantoren, co-working spaces, cafés, thuis of zelfs in schuurtjes in de achtertuin. Door COVID-19 is dit misschien iets sneller gegaan dan we verwacht hadden, en is thuiswerken de norm geworden. Bij Sortlist kregen we de vraag: Maar, hoe werk je het best op afstand met een agency? We hebben besloten om deze vraag te beantwoorden door jullie enkele tips aan te bieden in deze mini-gids.
Wat is ‘op afstand werken’ en welke impact heeft het op ons?
Werken op afstand is wanneer een werknemer buiten de typische kantooromgeving aan de slag kan gaan. Het is gebaseerd op het idee dat het niet nodig is om op één plek te werken om taken effectief te kunnen uitvoeren.
Door de mogelijkheid om op afstand te werken kan jij je taken uitvoeren terwijl je gaat en staat waar je wil. Ook hoef je niet meer dagelijks uren te verspillen om op kantoor door te brengen. Je hebt meer vrijheid om je dagen zelf in te plannen waardoor je work-life balance meer in evenwicht komt.
Voor wie is deze gids handig?
Deze gids is voor iedereen die het werken op afstand met een agency wil verbeteren en via deze weg snel ideetjes wil opdoen. Hiermee kun je de samenwerking op afstand met een agency omzetten in jouw voordeel. Tot slot is deze gids ook bedoeld voor wie ‘op afstand werken’ nieuw is.
Hoe ervaart een agency remote werken met klanten?
Agencies zijn het ideale voorbeeld om de weg voor remote werken. Omdat alles online gebeurt, is er geen reden waarom agencies niet naar deze manier van werken toe kunnen werken én andere afdelingen kunnen aanmoedigen om dit voorbeeld te volgen. Dit kan een doorslaggevende culturele verandering zijn waardoor mensen en gezinnen gelukkiger leven.
Daarnaast kan dit een overgangsperiode zijn voor andere organisaties die gewend zijn om face-to-face te werken.
5 tips voor een goede samenwerking met jouw agency
1. Communiceer met de agency
Communicatie tussen de klant en de agency is belangrijk wanneer je op afstand werkt. Vooral als je remote werkt in het buitenland, communiceren kan helpen bij het oplossen van misverstanden en voorkomt problemen bij gebrek aan face-to-face communicatie. Het is daarom van belang om je locatie (tijdzone) en werkuren te communiceren om bereikbaar te zijn voor live contact en instant messaging. Google Chat en Slack zijn uitstekende live messaging-tools die laten zien welke relevante personen online zijn. Dankzij deze tools kan je ook in contact komen met de klant. Dit zorgt voor een gemakkelijke samenwerking.
Hoe doe je dit op een consistente manier?
- Maak afspraken met de agency over jouw verwachtingen en deadlines
- Hou rekening met de opgegeven tijdstippen, beide partijen moeten dit respecteren
- De belangrijkste stakeholders aanspreken voor de goedkeuring van projecten
- Voorkeurskanalen voor verschillende soorten communicatie – bijvoorbeeld Slack voor dringende zaken, e-mail voor wekelijkse rapporten, Asana voor taakbeheer, enz.
- Tools voor het opslaan van digitale middelen (waar projectspecifieke documenten en bronnen te vinden en te delen zijn)
Wanneer je niet voldoende communiceert, dan zal informatie snel tussen de mazen van het net vallen. Werk je samen met een extern team, dan(een agency dus)is het belangrijk om gestructureerde contactsystemen te hebben.
2. Doe aan regelmatige check-in’s met je agency
Houd regelmatig een kort videogesprek met je agency op één of meerdere afgesproken dagen. Tijdens zo’n check-in kan de agency verslag uitbrengen over de activiteiten die zij op die dag verwachten te ondernemen. Aan het eind van de dag vraag je elk persoon om zich te registreren om samen te vatten wat hij of zij die dag heeft gedaan. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden via een e-mail aan je baas of door een gesprek met de ploeg aan het einde van de dag.
Hou rekening met de volgende zaken bij het doorgeven van opdrachten aan een agency:
- Zijn jouw verwachtingen haalbaar voor de agency?
- Plan feedback momenten in en koppel deze los van de check-in’s
- Zijn jouw opdrachten in lijn met het budget wat je hebt uitgetrokken?
- Is het mogelijk om de projecten uit te voeren voor de uiterste deadline dat jij het nodig hebt?
3. Normaliseer videogesprekken
Videogesprekken is van cruciaal belang om effectieve communicatie en probleemoplossing te behouden. Het helpt om je onderling meer betrokken te voelen. Dankzij videogesprekken kan je ook een gezicht plakken op de teamleden van de agency die voor je werkt. Google Hangouts, Zoom, Microsoft Team zijn geweldige videoconferentie-apps om te gebruiken. Hangouts is geweldig wanneer een snelle check-in of casual vergadering nodig is, terwijl Zoom beter lijkt te zijn voor het organiseren van vergaderingen voor grote groepen. Dus wees niet videoschuw en ontdek wie de gezichten zijn achter jouw agency.
4. Gebruik een cloud om bestanden te delen met je agency
Bij gebrek aan een externe server, gebruik dan tools zoals Dropbox en Google Drive. Dankzij deze platformen tools is het gemakkelijker om toegang te krijgen tot bestanden. Deze software platforms zijn eenvoudig op te zetten en kostenefficiënt voor kleine bedrijven. Google Docs en Google Sheets ondersteunen het delen van bestanden en live samenwerking, waarbij men tegelijkertijd hetzelfde bestand kan bekijken, bewerken of commentaar achterlaten.
Let wel op: het is niet de bedoeling dat je de agency gaat micro-managen via de cloud. Als je iets opmerkt dat je niet meteen bevalt, noteer het dan en bespreek het tijdens de check-in met de agency.
5. Plan en bereid vergaderingen op tijd voor
Voordat teams op afstand werkten, konden klanten gemakkelijk een afspraak maken met hun agency om een probleem op te lossen. Dat is niet mogelijk wanneer je op afstand werkt – wat resulteert in meer vergaderingen in de agenda. Wanneer je een meeting op voorhand gaat voorbereiden, zal het een stuk sneller en efficiënter zijn. Hierdoor neemt de duur van de vergaderingen ook af en heb je meer tijd voor andere zaken. Dit is een win-win situatie voor zowel de agency als voor jezelf.
Om ervoor te zorgen dat je op de ideale data en tijden met jouw agency overlegt, kan je een plekje in de kalender reserveren voor een stelselmatige statusvergadering. Dit zorgt er niet alleen voor dat je tijd vrij kunt maken wanneer je beschikbaar bent, maar helpt het ook om de verwachtingen van jouw agency te bepalen.
Neem ook de tijd om vertrouwd te raken met het vergaderplatform van jouw keuze vóór de vergadering. Zorg voor een schone, rustige en goed verlichte ruimte voor videovergaderingen en raak vertrouwd met het platform zodat je op tijd begint en de vergadering goed verloopt.
Conclusie
Werken op afstand oftewel remote werken met een agency helpt je een relatie tot stand brengen!
Aan de hand van deze tips stel jezelf de juiste vragen voor je eraan begint. Het is een uitdaging om een samenwerking succesvol af te ronden.. Één van de vragen die je moet stellen voordat je aan een samenwerking aangaat is:
“Hoe kan ik de samenwerking op afstand eenvoudig maken voor mezelf en mijn agency?”
Een agency waar je mee in gesprek bent zal graag met je samenwerken als je deze tips gebruikt Als dit je lukt vind dan ook manieren om de communicatie op afstand voor jouw bedrijf te stimuleren.
