Hoe doe je aan crisismanagement bij evenementen? (+TIPS)
Laatst geüpdate op 18 januari 2022 om 09:46 am
5,00/5Dat de evenementenbranche hard geraakt is door de corona maatregelen spreekt natuurlijk voor zich. Dit jaar begon als veelbelovend jaar voor zakelijke en publieke evenementen maar maakte al snel een keerpunt tot een van de ergste crisissen die de evenementenbranche ooit heeft meegemaakt.
Met een vaccin nog zeer twijfelachtig in de nabije toekomst zijn alle grootschalige evenementen uit de kwestie. Dit maakt de toekomst van veel eventorganisators erg onzeker, met schade dat op zal lopen tot in de honderden miljoenen of zelfs miljarden euro’s. Maar wat kun je als eventmanager doen in je marketing, communicatie en uitvoering om toch nog boven water te blijven?
Omgaan met de grimme situatie
De situatie is grim, daar is niet omheen te draaien. Er worden fondsen opengesteld, maar deze zijn niet voor iedereen in de eventbranche toegankelijk. Niemand weet precies wanneer het einde in zicht is en dat maakt het nog moeilijker, want normaliter zou de datum verschoven worden maar dat gaat nu niet. Evenementen zijn daarentegen wel verplicht om enige tickets die geannuleerd worden terug te betalen in een periode waar je het al financieel moeilijk hebt. Hoe ga je hier als bureau of zelfstandige mee om?
Het is van groot belang om het aantal annuleringen te minimaliseren, dus probeer dit ook in te brengen in je beleid, marketing en communicatie. Het is natuurlijk onmogelijk om alle annuleringen tegen te gaan, maar gelukkig zijn mensen in de huidige situatie sympathiek richting branches die hard geraakt worden door de crisis en kun je zelf ook een aantal dingen doen om ze te behouden. Het is natuurlijk voor iedereen een onzekere tijd, daarom is het goed om de beslissingen die je als bureau maakt vrijuit te delen met bezoekers en betrokkenen. En het allerbelangrijkste is het opwekken van begrip voor je situatie, social media is hier een goed platform voor, het is ook van belang om in contact te blijven met bezoekers.
Heeft jouw evenement al tickets verkocht en is het waarschijnlijk dat het evenement niet doorgaat? Dan kun je eventueel kijken naar het verlenen van een tegoedbon om annuleringen te minimaliseren.
Wat kun jij nu verder doen met oog op de toekomst?
De kosten beperken is voor evenementenbureau’s nu cruciaal om met het hoofd boven water te kunnen blijven. Helaas betekent dit voor non-essentiële werknemers dat er in de meeste gevallen geen financiële ruimte en werk voor ze is. Ook voor geplande evenementen is het belangrijk om de kosten tot een minimum te brengen, maar cancel het evenement pas als dit binnen de datum van de overheidsrichtlijnen valt of wanneer je vergunning ingetrokken wordt. Wordt het evenement eerder afgelast, kan het zijn dat dit gevolgen heeft voor lopende verzekeringen.
Wordt het evenement afgelast; wat zijn dan de gevolgen voor je business? Wat heb je al betaald, wat moet je nog betalen, wat loop je zeker mis aan omzet? Loop alles ook met shareholders en financierders na om te kijken of daar nog wat gedaan kan worden. Wellicht kan er al verder gekeken worden naar volgend jaar of hoe er met de corona maatregelen alsnog een kleinschalig evenement opgezet kan worden.
Verder is het zoals ieder ander bedrijf belangrijk om jezelf online op de kaart te zetten. Gebruik je creativiteit om leuk contact te blijven houden met deelnemers en bezoekers en host bijvoorbeeld een online evenement. Voor zakelijke evenementen was dit voor de crisis al vrij normaal, met webinars, online Q&A sessies, livestreams en meer en dit kan ook voor publieke evenementen gedaan worden.
Voordelen en valkuilen van een virtueel evenement
Een digitaal evenement biedt enige soelaas in de huidige periode en heeft ook diverse voordelen en bijbehorende valkuilen waar je bij een live evenement geen rekening mee zou houden. Wij zetten ze voor je op een rijtje!
Voordelen van een virtueel evenement
Virtuele evenementen zijn wel wat makkelijker dan live evenementen. Minder mensen om rekening mee te houden, snel op te zetten en het kan op verschillende creatieve manieren interactief gemaakt worden. Daarnaast kun je op iedere gewenste locatie je evenement organiseren, hoef je geen rekening te houden met vergunningen en kunnen zelfs deelnemers vanuit huis meehelpen aan het evenement.
Natuurlijk is de keiharde realiteit dat niets een sterkere indruk geeft dan een live evenement, maar voor nu moeten bedrijven in de evenementenbranche het doen met wat ze hebben, kunnen en mogen.
Valkuilen om rekening mee te houden bij een virtueel evenement
Er zijn bij virtuele evenementen een aantal valkuilen waar je in de eerste instantie wellicht geen rekening mee zou houden. Het is belangrijk om deze valkuilen te omzeilen om de beste ervaring te kunnen bieden.
Valkuil 1: Niet genoeg interactie en betrokkenheid
Mensen die naar je evenement kijken zullen dit voornamelijk achter een computerscherm doen. Wellicht heb je de mogelijkheid om een klein live publiek te hebben, maar de overige ‘bezoekers’ zullen meer nodig hebben om gefocust en betrokken te blijven. Zorg dus dat je virtuele evenement interactief is en niet te langdradig voor thuiszitters. Wat voor creatieve oplossing bedenk jij? De mogelijkheden lopen per type evenement uiteen.
Valkuil 2: Geen optimale voorbereiding
Je gaat een virtueel evenement organiseren, dit is in principe op korte termijn te realiseren en houdt dus ook voldoende tijd vrij om het vooraf te testen en terug te kijken. Zo kun je nog enige aanpassingen maken waar nodig om een gestroomlijnd evenement te creëren. Bereid je virtuele evenement dus zeker goed voor om bezoekers de optimale beleving te kunnen bieden.
Valkuil 3: Ongeschikte apparatuur voor een virtueel evenement
Absoluut cruciaal is apparatuur van hoge kwaliteit, voor mensen die thuis zitten moet het geluid- en beeldkwaliteit perfect zijn en heb je ook streaming apparatuur nodig om het live te broadcasten. Wellicht het allerbelangrijkste is de kwaliteit van de internetverbinding, hier bouwt je hele evenement namelijk op. Denk daarnaast ook aan goede verlichting, zo biedt je de optimale kijkerservaring.
Al met al zijn virtuele evenementen natuurlijk niet de droom oplossing, maar door je goed voor te bereiden, genoeg interactie mogelijk te maken en je creativiteit te gebruiken kun je alsnog een geslaagd evenement realiseren.
Kleinschalige evenementen (tot 100 personen) organiseren
Het voornemen is dat het vanaf 1 juli weer mogelijk gemaakt wordt om kleinschalige evenementen te organiseren, goed nieuws voor eventorganisators die al een kleine doelgroep hebben en ook een kans voor andere evenementenbureaus. Waar je wel rekening mee dient te houden is dat dit inclusief personeel is. Theaterzalen en concertzalen gaan in juni ook weer open met een maximum van 30 gasten en bieden voor relevante bedrijven een goede kans om een evenement met een combinatie van live en virtueel te maken. Daarnaast kunnen ook bruiloften weer georganiseerd worden, wel kleinschalig natuurlijk.
De situatie is grim en evenementenbureaus moeten nu alle koppen bij elkaar steken om deze crisis door te komen, maar met creatieve oplossingen die voldoen aan alle richtlijnen zijn de mogelijkheden voor de evenementenbranche zeker nog niet op.
