Wat zijn de 7 voordelen van een Hybrid event?
5,00/5Een hybrid event kan je zien als an event in de toekomst. De Engelsen en de Amerikanen zouden je kunnen vragen ‘what hybrid events are‘. In dit artikel meer over de betekenis en voordelen van een hybrid event.
Wat is een hybrid event?
Bij het woord hybride denk je waarschijnlijk als eerste aan de hybride auto, waar een conventionele verbrandingsmotor gecombineerd wordt met elektrische aandrijving.
Deze combinatie geeft een hoge mate van efficiëntie zonder noemenswaardige meerkosten. Het brandstofverbruik is aanzienlijk lager terwijl de auto nauwelijks duurder is als een vergelijkbaar model met benzinemotor. Zo werkt het ook met een hybrid event.
Een hybrid event is een combinatie van virtuele en persoonlijke bijeenkomsten waarmee je met lage kosten een groot publiek bereikt. “You need to create a Big event’ zowel fysiek als virtueel.
Een hybrid event, de bijeenkomst nieuwe stijl
Het jaar 2020 gaat de boeken in als het jaar van de grote verandering op het gebied van congressen en andere bijeenkomsten. Met het uitbreken van de corona pandemie is de bewegingsvrijheid van personen wereldwijd beperkt. Persoonlijke bijeenkomsten zijn geschrapt omdat deelnemers eenvoudigweg niet kunnen, willen of mogen reizen.
Het organiseren van hybrid events is dan de oplossing om persoonlijke fysieke bijeenkomsten en virtuele bijeenkomsten te combineren .
Als je een hybrid event organiseert heb je een beperkt aantal deelnemers fysiek aanwezig.Het heeft dus deels het karakter van an in person event. Voor de virtuele deelnemers livestream je de bijeenkomst.
Belangrijk is dat je de deelnemers aan beide bijeenkomsten interactief met elkaar laat communiceren. Maak van de twee bijeenkomsten eenevenement.
Bijkomend voordeel is dat je de sessies op kan nemen en beschikbaar maken na afloop van de bijeenkomst. Op deze manier kunnen de deelnemers de bijeenkomst nog eens terugkijken, dus “on-demand-content-after-the event”.
Hybrid events zijn uitstekend geschikt voor bijeenkomsten als congressen, vergaderingen en verkoopactiviteiten met een vrijwel onbeperkt en wereldwijd deelnemersveld.
‘A Virtual event’
A virtual event of te wel virtuelebijeenkomst organiseer je als je de informatie over kunt brengen via een videoboodschap of webinar.
Een hybrid event met een virtual component is niet altijd even succesvol. Bij een persoonlijke training, zoals bij “an inpersonevent“, kun je via je scherm communiceren met de gespreksleider. Bij een massale virtuele bijeenkomst heb je weinig mogelijkheden om vragen te stellen of te debatteren.
De virtuele bijeenkomst is vooral geschikt als je budget beperkt is of als deelnemers geen kosten willen of kunnen maken om aan de bijeenkomst deel te nemen.
Regelmatig werkoverleg, vergaderingen en voortgangs-vergaderingen met klanten zijn geschikte evenementen voor een virtuele bijeenkomst.
De persoonlijke bijeenkomst.
Persoonlijke bijeenkomsten zullen, naast de virtuele bijeenkomsten, een belangrijk onderdeel blijven van de communicatie. Na een jaar van beperkingen kijken mensen weer uit naar vooral kleinschalige persoonlijke bijeenkomsten.
Een persoonlijke bijeenkomst organiseer je wanneer het belangrijk is dat alle deelnemers aanwezig zijn. Denk hierbij aan direct contact met klanten en teambuildingactiviteiten.
Hybride bijeenkomsten: 1+1=3.
Hybrid events zijn niet nieuw maar met de snelle technische ontwikkelingen worden toekomstige hybrid events steeds meer een optie voor zowel persoonlijk aanwezige deelnemers als virtuele deelnemers.
- De toegevoegde waarde van de hybrid events is groter dan de optelsom van de persoonlijke en de virtuele bijeenkomsten.
- Een hybride event maakt het virtuele deelnemers mogelijk interactief te communiceren tijdens persoonlijke bijeenkomsten.
- Hybrid events zijn verder een goed alternatief voor het geval je doelgroep niet persoonlijk aanwezig kan zijn. Oorzaken kunnen een beperkt reiskosten budget zijn of beperkte ruimte van de door jou gekozen accommodatie.
1 – De meerwaarde van een hybride event
In 2020 is de wereld op zijn kop gezet. Wereldwijd werden er beperkingen ingesteld waardoor reizen vrijwel onmogelijk werd of in zeer beperkte mate mogelijk was.
Persoonlijke bijeenkomsten werden beperkt en in grote mate werd communicatie virtueel. Een hybrid event is dan een goed alternatief om persoonlijke en virtuele bijeenkomsten te combineren.
We onderscheiden twee hybrid events, te weten interne en externe hybride bijeenkomsten.
2 – Interne hybride bijeenkomst.
Interne bijeenkomsten organiseer je om zoveel mogelijk medewerkers deel te laten nemen aan een bijeenkomst.
Voor grote, met name internationale, bedrijven is het onmogelijk om alle medewerkers in een ruimte te krijgen. Hier biedt een hybrid event de uitkomst. Het gaat dus om een live event waarbij beide in person als virtueel kunnen deelnemen aan het event.
Zo organiseer je een persoonlijke bijeenkomst waar een groot deel van je medewerkers aanwezig kunnen zijn. Via livestream kunnen de overige medewerkers de bijeenkomst dan bijwonen.
Geschikte bijeenkomsten voor een interne hybride bijeenkomst zijn product launches en de presentatie van de jaarcijfers .
3 – Een hybrid event door externen laten organiseren
Als je doelgroep verder reikt dan de medewerkers van je onderneming organiseer je een externe hybrid event.
Met een extern hybrid event combineer je de persoonlijke en virtuele bijeenkomsten. Met zo een hybrid event bereik je een veelvoud van deelnemers van een persoonlijke meeting zonder noemenswaardige meerkosten.
Externe hybride bijeenkomsten zijn o..a.:
-Kunst- en antiekveilingen waarbij potentiële kopers zowel persoonlijk vanuit de veilingzaal als wel virtueel mee kunnen bieden.
Doelstelling van een hybride bijeenkomst: ‘In person and virtual’
Elke hybride bijeenkomst heeft zijn eigen doel, maar er is een gezamenlijke factor: zoveel mogelijk deelnemers betrekken bij het onderwerp, dus in person and virtual.
Het is een bijeenkomst met twee ervaringen, de persoonlijke en de hybride.
- Een hybride gebeurtenis biedt de mogelijkheid om persoonlijk deel te nemen aan een bijeenkomst en tegelijkertijd personen die niet aanwezig kunnen zijn virtueel te laten deelnemen.
- Met de hybride bijeenkomst stel je een groot publiek in de gelegenheid kennis te maken met je product en deel te nemen aan de discussie.
Om er zeker van te zijn dat je het juiste medium gebruikt kun je vooraf peilen bij je doelgroep wat de voorkeur voor het type bijeenkomst is, persoonlijk, virtueel of de hybride combinatie.
Hoe organiseer je een hybrid event?
Zorg voor een interessante agenda met een programma dat zowel de persoonlijke als de virtuele deelnemers boeit.
Van belang is nog de lengte van de sessies. Niemand is geïnteresseerd om naar een urenlange monoloog te luisteren. Laat de de virtuele deelnemers actief participeren in de discussies.
Het is belangrijk om je twee verschillende deelnemersgroepen, de persoonlijke en de virtuele deelnemers, aan elkaar te koppelen. Gebruik daarom een aanbieder die een mobiele app koppelt aan een desktop app. Er is een ruime keuze aan aanbieders.
Beide deelnemersgroepen moeten interactief toegang hebben tot chatting, posting en polling. Maak na afloop van de bijeenkomst de livestream beschikbaar on-demand.
De agenda van een hybrid event
De agenda van een hybride bijeenkomst bestaat uit een inleiding, een livestream en een samenvatting.
In de inleiding wordt het onderwerp van de bijeenkomst besproken, introduceer je de keynote sprekers en geef je uitleg over de spelregels tijdens de bijeenkomst zoals bijvoorbeeld de mogelijkheden voor het stellen van vragen.
Tijdens de livestream kunnen zowel virtuele als aanwezige participanten deelnemen aan de discussie. Dit kan met directecommunicatie met de moderator of door gebruik te maken van de chat met de moderator.
Tijdens samenvatting kun je een apart hoofdstuk inlassen voor het stellen van vragen aan keynote sprekers.
7 Voordelen van een hybrid event op een rij
Tot slot nog eens alle voordelen van de hybride bijeenkomst op een rij.
👉🏾 Een hybrid event bied onbeperkt aantal deelnemers.
Naast een beperkt aantal deelnemers aan de persoonlijke bijeenkomst kunnen een onbeperkt aantal deelnemers inloggen in de virtuele bijeenkomst.
👉🏾 Betrokkenheid deelnemers is hoger tijdens een hybrid event
Bij een hybride bijeenkomst kunnen deelnemers van elke locatie actief communiceren en deelnemen aan de discussie. Je kunt dit ook nog achteraf on demand volgen.
👉🏾 Met een hybrid event beperk je veel kosten
Deelnemers kunnen zelf bepalen of zij persoonlijk aanwezig willen zijn of van een andere locatie interactief deelnemen. Door gebruik te maken van de virtuele mogelijkheden kan er aanzienlijk worden bespaard op reis- en verblijfkosten.
👉🏾 Een hybrid event biedt flexibiliteit
Afhankelijk van de mogelijkheden kunnen deelnemers kiezen voor de persoonlijke of de virtuele aanwezigheid. Reistijd om deel te nemen aan de bijeenkomst wordt beperkt
👉🏾Een hybrid event is goed voor het milieu
Met het beperken van de persoonlijk aanwezige deelnemers wordt de carbon footprint gereduceerd, niet alleen met de uitstoot maar ook met de besparing op afval, plastic verpakkingen enz.
👉🏾 Hybrid event bevordert Sponsoring
Sponsors hebben nu de mogelijkheid hun produkt te promoten bij zowel persoonlijk aanwezige als virtuele deelnemers. Als organisator van een hybride bijeenkomst kun je hogere inkomsten genereren met beperkte extra kosten.
👉🏾 Hybrid event is goed voor Marketing
Met de hybride bijeenkomst wordt een geheel nieuw klantenbestand bereikt. Het aantal potentiële klanten wordt met een minimale inspanning verveelvoudigd. Op deze manier wordt een aanzienlijk hoger rendement van de verkoopkosten behaald.
