Evenementbudget: 6 tips om je budget correct uit te geven!

Het budget is een cruciaal onderdeel van elk evenement. Of het nu gaat om een klein of een grootschalig evenement, uw budget is er om ervoor te zorgen dat u binnen de grenzen van uw financiële mogelijkheden blijft

Alleen met een efficiënt gebruik van het budget kan een bedrijf zijn ROI optimaliseren.

Hoe goed het budget is gepland, kan de beslissende factor zijn tussen mislukking en succes. Daarom helpt event budgettering bij het bepalen van de economische haalbaarheid van de evenementen, het nemen van belangrijke beslissingen en het evalueren van het succes na het evenement.

In dit artikel

Voor het plannen van uw evenementbudget

Evenementenbegrotingen zijn vervelend en veranderen voortdurend dankzij variabelen die steeds worden toegevoegd of gewijzigd. Het is echter haalbaar om dit proces te stroomlijnen.

U kunt aan strategische planning doen door alle details van het evenement in overweging te nemen. Of u nu een evenementenplanner bent of gewoon een bedrijfsleider die belast is met de planning van een bedrijfsevenement, hier zijn enkele belangrijke tips die u zullen helpen het proces van het opstellen van een evenementenbudget te stroomlijnen .

Ken de verschillende soorten kosten in verband met het evenement

Er zijn twee soorten kosten verbonden aan een evenement. Het zijn vaste en variabele kosten

Vaste kosten zijn niet afhankelijk van het aantal deelnemers. De huur van de zaal en de milieukosten zijn bijvoorbeeld vaste kosten

Eten en drinken zijn variabele kosten omdat ze afhangen van het aantal deelnemers.

Ken de doelstellingen van het evenement en de belangrijkste prestatie-indicatoren

Elk evenement wordt georganiseerd met een bepaald doel. Voordat u het budget voor een evenement opstelt, is het essentieel om de doelstellingen van het evenement te kennen. Het doel van een evenement is van grote invloed op het budget.

Of het nu gaat om het vergroten van de zichtbaarheid, het opbouwen van een fonds of het lanceren van een nieuw product, zorg ervoor dat u uw doelstellingen afstemt met andere leden van het bedrijf.

Kijk naar soortgelijke en eerdere evenementen

Elk evenement is anders. Maar als je in het verleden al een soortgelijk evenement hebt georganiseerd, kun je inspiratie of begeleiding uit dat plan halen en voorkomen dat je tijd verspilt aan het plannen van een evenement

Het is gemakkelijker om een bestaand budget te bewerken dan om vanaf nul te beginnen met de budgetplanning. Maar, terwijl u hulp haalt uit een bestaande begroting, moet u niet vergeten dat de kosten mettertijd zullen veranderen.

Doe onderzoek naar individuele variabelen van het evenement

Nadat u vergelijkbare en eerdere evenementen hebt bestudeerd, moet u onderzoek doen naar verschillende onderdelen en hun kosten. Dit kan de locatie zijn, personeel, eten en drinken, vervoer, beveiliging, enz.

Je moet ook onderzoeken hoe je van plan bent reclame te maken voor het evenement. Event marketing zoals social media marketing, betaalde content marketing van de evenementen, enz.

Meet het inkomstenpotentieel

Wanneer je het evenementbudget plant, moet je duidelijk zijn over de inkomsten die je uit het evenement wilt halen (als dat een onderdeel is van je evenementdoelstellingen). De inkomsten van uw evenement kunnen komen uit tickets, sponsoring, goederen en diensten die tijdens het evenement worden verkocht, en andere.

Dit is uw inkomstenbron binnen uw evenementbudget. Dit zal u en andere belanghebbenden helpen om een idee te krijgen van de ROI van het evenement.

Wanneer u een duidelijk idee hebt van de uitgaven die voor het evenement moeten worden gedaan, kunt u beslissen over de ticketprijzen en sponsorpakketten, zodat u weet hoe u zich aan het budget kunt houden.

Wat op te nemen in een evenementbudget?

Het evenementbudget is de ruggengraat van de planning. Zonder een goed evenementbudget is het onmogelijk om te bepalen of je ROI uit het evenement zal halen en of er genoeg geld zal zijn om het evenement te laten doorgaan.

Goed georganiseerde evenementenbegrotingen zijn essentieel om de juiste beslissingen te nemen en organisaties te helpen geld te verdienen of te besparen.

Een sjabloon voor evenementenbegrotingen kan nuttig zijn om het evenementbudget op een gestroomlijnde manier te plannen. In uw evenementenbegroting moet u de volgende uitgaven opnemen en aanpassen aan het evenement dat u organiseert.

De typische opsplitsing van evenementkosten voor de meeste evenementen is als volgt:

1. Locatie en uitrusting – 20%
2. Vervoer – 3%
3. Catering – 20%
4. Amusement – 15%
5. Decor- 10%
6. Marketing- 7%
7. Onvoorziene uitgaven – 25%

Laten we nu deze verschillende uitgaven voor evenementen in detail bekijken, om u te helpen toekomstige budgetten te voorspellen.

Vergoeding personeel

De gebruikelijke personeelsleden die nodig zijn voor een evenement zijn-

• Personeel ter plaatse voor het inchecken, begroeten van gasten, enz.
• Personeel voor opbouw en afbraak
• Personeel voor de voedselvoorziening

Het werven van personeel voor een evenement, een groot evenement, is overweldigend voor een evenementmanagementbedrijf. Bedrijven die personeel inhuren op aanvraag beschikken over gekwalificeerde professionals die zijn opgeleid voor verschillende programma’s voor evenementenbeheer

Locatie

Voor elk evenement zijn de locatiekosten de grootste uitgave in het evenementbudget. Voor een evenement, klein of groot, is het kiezen van een ruime locatie cruciaal om de gasten een betere ervaring te geven. De gemeenschappelijke kosten van een evenement zijn-

• Borgsom
• Zaalhuur
• Verzekering

De juiste apparatuur is ook nodig om het evenement naadloos te laten verlopen. Projectoren, computers, microfoons en andere audiovisuele middelen kunnen nodig zijn om het evenement te leiden.

De gemeenschappelijke apparatuur of technologiekosten omvatten:

• Luidsprekers of microfoons
• Apps voor evenementen
• Live-streaming van evenementen
• Generatoren

Eten en drinken

Eten en drinken zijn geen essentiële kosten voor een evenement, maar het houden van een evenement met eten en drinken zal een aangename ervaring zijn voor de aanwezigen

Bezoekers zullen terugkeren naar toekomstige evenementen als hun huidige ervaring aangenaam is. Als u afziet van het verstrekken van maaltijden aan de aanwezigen, kan dat de kaartverkoop doen dalen

De kosten van eten en drinken hangen af van het totale aantal deelnemers.

Hier is de prijsklasse voor eten en drinken.

• De kosten van eten en drinken (ontbijt) voor bedrijfsevenementen beginnen vanaf $11 per persoon
• Buffetmaaltijden kosten $18-$30 per persoon
• Formeel diner begint vanaf $30 per persoon

Afhankelijk van het tijdstip van de maaltijd (ontbijt, lunch, diner enz.) kunnen de prijzen ook variëren.

Marketing

Het gebruik van sociale media is een kosteneffectieve manier om uw evenement op de markt te brengen. U kunt ook posters ophangen of een e-mailmarketingbureau inhuren om de details van uw evenement via e-mail te delen.

U kunt hand-outs of brochures geven aan uw aanwezigen, zodat ze een duidelijk beeld krijgen van het evenement. Een professionele fotograaf inhuren voor uw evenement is een andere manier om het te promoten.

Deelnemers en sprekers

Als u gerenommeerde keynote sprekers uitnodigt voor uw evenement, zal dit het evenementbudget verhogen. U zult ook kosten moeten maken voor de accommodatie van uw deelnemers en sprekers.

Een gerenommeerde spreker op het evenement zal de deelnemers aantrekken en zij zullen een betere ervaring hebben, maar het zal uw budget verhogen. U zult ook kosten moeten maken voor vervoer, geschenken en betaling van de gastsprekers.

Diverse uitgaven

Nadat uw evenementbudget is vastgesteld, moet u 20% van de totale geschatte inkomsten achterhouden voor diverse uitgaven of onverwachte kosten. Zo blijft u voorbereid op noodsituaties tijdens het evenement. Het kan zijn dat u diverse uitgaven moet doen voor extra benodigdheden of andere kosten.

Hoe kunt u de kosten van een evenement beperken?

De kosten van evenementen stijgen. Het kan moeilijk zijn om een evenement uit te voeren binnen een vastgesteld evenementbudget. Hier zijn de tips om de kosten te drukken en het evenement binnen het budget te houden.

Wees flexibel

Het is mogelijk de kosten te drukken als u flexibel bent wat betreft de locatie, het tijdstip en de data van uw evenement. U hoeft niet op zoek te gaan naar een bepaald hotel voor uw evenement omdat het vroeger op die plaats werd gehouden. Als u flexibel bent over de data, kunt u op de kosten besparen

U kunt een locatie kiezen die relatief goedkoper is dan vast te houden aan een bepaalde locatie die uw kosten kan verhogen. Uw conferentie kan in de middag beginnen, zodat u kunt besparen op ontbijt- en lunchkosten.

Overweeg gedeelde huurruimte

Blijf niet vasthouden aan het huren van exclusieve evenementenlocaties. Ga indien mogelijk voor gedeelde ruimtes die veel minder kosten. Zo kunt u de totale kosten drukken.

Wees proactief

Wacht niet tot het laatste moment met het zoeken naar de leverancier van uw evenement. Zodra uw locatie en datum vaststaan, moet u op zoek gaan naar leveranciers. Het zal voor u en uw leveranciers gemakkelijker zijn om beter te plannen en dingen voor het evenement te leveren als de planning ruim van tevoren wordt gedaan.

Problemen kunnen worden opgelost door te communiceren, wat misschien niet mogelijk is als u slechts een paar dagen voor het evenement op zoek gaat naar leveranciers

Verstandig investeren

Wanneer u investeert in uw evenement, moet u dat verstandig doen. U kunt uw decorstukken en verlichtingselementen zo kopen dat ze uniek kunnen worden gebruikt voor verschillende evenementen.

Hergebruik van componenten voor verschillende evenementen bespaart geld en is ook een milieuvriendelijk initiatief. Door nu te investeren en de componenten bij het volgende evenement te gebruiken, bespaart u geld.

Bespaar op Wi-Fi en elektriciteit

Elektriciteit is duur en kan het totale evenementbudget verhogen. U kunt met uw audiovisuele leverancier, organisatoren van evenementen en hotelautoriteiten overleggen hoe u kunt besparen op Wi-Fi en stroomvoorzieningen. U kunt verschillende dienstverleners vergelijken en kiezen voor de goedkoopste.

Overweeg hybride evenementen

U kunt kosten besparen door hybride evenementen te organiseren. Bij een dergelijk evenement kunt u het evenement zowel online als offline organiseren. U bespaart op locatiekosten, eten en drinken en accommodatiekosten als u hybride evenementen organiseert.

Werken met een evenementenbureau

Het organiseren van een evenement brengt veel verantwoordelijkheden met zich mee. Naast het evenementbudget zijn er nog vele andere aspecten waarmee rekening moet worden gehouden bij het plannen van een evenement.

Zelf een evenement plannen kan tijdrovend en stressvol zijn. Het inhuren van een evenementenbureau kan de last van uw schouders nemen

Professionele evenementenplanners hebben een uitgebreide kijk en een beter begrip van het systeem. U kunt er zeker van zijn dat het evenement wordt georganiseerd zoals u dat wilt.

De voordelen van het inhuren van een evenementenbureau worden hier opgesomd.

Bespaart geld en tijd

Door uw komende evenement uit te besteden aan een bedrijf voor evenementenbeheer, kunt u tijd besparen en kosten besparen. Een evenementmanagementbedrijf heeft goede connecties met het netwerk van bronnen zoals hotels, evenementenlocaties en leveranciers en kan namens u onderhandelen

Zij zullen u helpen meer te krijgen voor het geld dat u aan het evenement besteedt. U moet de datum en de locatie van het evenement accepteren en de rest wordt goed geregeld door een bedrijf voor evenementenbeheer.

Creatieve ideeën krijgen

Wanneer u een evenementenbureau inhuurt om uw evenement te organiseren, zullen zij u voorzien van een lijst met creatieve ideeën. Ze hebben geteste oplossingen en zullen u aangepaste ideeën geven op basis van uw behoeften

Het beste is dat u ideeën te horen krijgt binnen het vastgestelde budget. Met hun ervaring weten professionals in eventmanagement hoe ze uw evenement succesvol kunnen maken en uw bedrijf kunnen laten groeien.

Expertise in budgetbeheer

Een evenement kan succesvol zijn als het strategisch is gepland en elk detail in overweging wordt genomen. Een succesvol evenement houdt zich aan het tijdschema en het budget van het evenement. Hoe goed u ook bent in het plannen van evenementen, de kans bestaat dat u bepaalde punten over het hoofd ziet

Maar wanneer u een evenementenplanner voor u laat werken, plant deze in detail, rekening houdend met alle logistieke, verkoop- en andere processen

De evenementenplanner wordt voortdurend op de hoogte gehouden en zorgt ervoor dat alles binnen het budget blijft. Terwijl uw eventmanager ervoor zorgt dat elke stap met precisie wordt uitgevoerd, hebt u gemoedsrust omdat niets het vastgestelde evenementbudget overschrijdt.

Het succes meten

De organisatie van een evenement is veel meer dan alleen het plannen van een evenement. Er is veel werk te doen tijdens en na het evenement.

Er zijn verschillende maatstaven om het succes van een evenement te meten. Het evenementenbureau gebruikt de juiste methodologie om het succes van het evenement te beoordelen.

U kunt de mate van tevredenheid van de deelnemers meten met behulp van een feedbackmechanisme. Een gerenommeerd bedrijf voor evenementenbeheer zal u helpen het succes van het evenement te meten, zodat u dienovereenkomstig kunt plannen voor het volgende evenement.

Beter risicobeheer

Zelfs als een evenement goed gepland is, zijn er onzekerheden zoals een medisch noodgeval, stroomuitval of brand. Door het beheer van uw evenement uit te besteden, bent u er zeker van dat u ervaren personeel ter plaatse hebt dat weet hoe het met noodsituaties moet omgaan.

Een evenementenplanner zal ervoor zorgen dat er een veiligheidsbeheersplan wordt opgesteld en ingediend. In dit plan identificeert het evenement management bedrijf alle soorten risico’s en noemt strategieën om deze risico’s op te vangen.

Conclusie: Een evenementbudget bekijk je best op voorhand

Een evenementbudget helpt de evenementenplanners om binnen bepaalde parameters te werken. Ze weten dat ze het plan moeten uitvoeren binnen het vastgestelde budget. Hoe beter het budget is gepland, hoe naadlozer de uitvoering van het evenement zal verlopen.

Evenementenbegrotingen zijn even belangrijk voor de gastheren en de evenementenplanners. Er bestaan budgetteringshulpmiddelen die kunnen worden gebruikt om evenementenbegrotingen op te stellen. Ongeacht het soort evenement dat u plant, verdient het altijd de voorkeur om met een gerenommeerd evenementenbureau te werken.

Bovendien hoeft u zich geen zorgen te maken over het evenementbudget en eventuele verborgen kosten. Het is even belangrijk om het evenementbudget te herzien en bij te houden, zodat u kunt begrijpen wat er fout ging en welke verbeteringen u in het volgende evenement kunt opnemen.