Iedereen heeft het over telewerken, maar hoe zit het met tele-onboarding?
Laatst geüpdate op 4 januari 2022 om 03:06 pm
4,40/5Stel je voor: je hebt een nieuwe baan gevonden in het bedrijf van je dromen, je contract is getekend, je bent klaar (of bijna klaar) met je opzegtermijn, je staat te popelen om je toekomstige collega’s te ontmoeten, je nieuwe kantoor te zien en je bureau te organiseren, …
Maar dan hoor je plots dat jouw toekomstige bedrijf is veranderd in een telewerkingbedrijf.
Wat doe je dan?
Zowel als werknemer en als werkgever is bovenstaande situatie onvermijdelijk in deze C-tijden. (Laten we het echte woord niet teveel gebruiken…)
Als werkgever, HR-manager of buddy (als jouw bedrijf een buddyprogramma heeft) kun je jouw nieuwe werknemer niet op z’n eerste dag op kantoor verwelkomen, hem- of haar rondleiden, hem- of haar aan zijn of haar collega’s voorstellen, hem of haar laten zien hoe de koffiemachine werkt (en hoe hij of zij deze moet schoonmaken…) of hem of haar zelfs een welkomst afterwork aanbieden.
Hoe kan dit probleem worden opgelost, zonder jouw (toekomstige) werknemer te demotiveren of uit te sluiten? Hoe houd je nog steeds je welkomst en onboarding praktijken in stand?
Organiseer een virtuele welkom
Het klinkt misschien logisch, maar probeer zoveel mogelijk welkomst- en onboardingactiviteiten te virtualiseren.
In plaats van het ene naar het andere bureau te gaan om de nieuwe medewerker voor te stellen, kan je een online meet-and-greet organiseren voor de nieuwkomer. Laat iedereen zich voorstellen, vertellen wat ze precies in het bedrijf doen en zelfs wat ze in hun vrije tijd doen. Dit schept niet alleen een band omdat je jouw collega’s een deel van je persoonlijk leven laat zien, namelijk je thuissituatie, maar het helpt ook de huidige medewerkers. Hierdoor voelen ze zich minder geïsoleerd en eenzaam in deze bizarre en vaak moeilijke tijden.
Of waarom niet een virtuele tele-lunch of tele-apero organiseren, waarbij iedereen zijn eigen drankjes en hapjes meebrengt? Omdat nieuwkomers hun collega’s meestal nog niet hebben ontmoet, kan het een gevoel van samenhorigheid creëren, vooral in een minder formele omgeving. Omdat het waarschijnlijk een nieuwe ervaring is voor alle medewerkers, kan het bovendien de verbondenheid onderling en de team spirit verhogen.
Stuur een welkomstpakket per post
Wanneer je bij een nieuw bedrijf aangenomen wordt, is de kans groot dat je een welkomstpakket krijgt dat op je nieuwe bureau staat te wachten, inclusief alle ‘merch’ van het bedrijf (want wie heeft er geen 3 T-shirts met het logo van het bedrijf in zijn kast liggen?). Waarom mail je het niet gewoon naar de nieuwkomer, aangezien je het welkomstpakket niet in het echt kunt afgeven? Hij of zij zal zich meteen thuis voelen, blij zijn dat hij of zij een geschenk ontvangt (want wie houdt er niet van een postpakketje ontvangen?), zelfs als iedereen zijn of haar branded t-shirt van een afstand draagt.
Zorg voor een aangepaste online onboarding programma
De kans is groot dat iemand in het bedrijf aangewezen is als ‘onboarder’ of mentor van de nieuwkomer. Meestal bestaat de onboarding uit een deel zelfstudie en een deel training op kantoor. Omdat training op kantoor in deze tijden niet mogelijk is, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het huidige onboardingsproces up-to-date is en alle benodigde informatie bevat om in het bedrijf aan de slag te gaan. Aangezien veel bedrijven andere prioriteiten hebben dan het schrijven van een gedetailleerd onboarding document, hoeft dit natuurlijk niet tot in de puntjes in orde te zijn. Zorg ervoor dat het wel de belangrijkste informatie bevat over de precieze jobinhoud van de nieuwkomer, de waarden van het bedrijf en de manier van werken. Daarnaast kan een lijst met contactpersonen, met e-mailadressen en/of telefoonnummers, tijdens het onboardingsproces ook altijd handig zijn.
Start elke online video call of telefoontje met small talk
Zoals je misschien zelf wel eens hebt ervaren, is niets erger dan in een videogesprek te zijn waar je (nog) niemand in kent. Je hebt je microfoon waarschijnlijk gedurende de hele vergadering gedempt gehouden, bang om iets doms te zeggen of te vragen. Waarom niet een korte small talk sessie houden tijdens elke interne, online vergadering om de nieuwkomer en de andere deelnemers op hun gemak te stellen? Small talk, gehaat door sommigen, geliefd bij anderen, is natuurlijk iets wat in het echte leven meestal vanzelf gaat, maar in de online wereld kan het een beetje lastig en/of gênant zijn. Door mensen te ‘dwingen’ een korte vraag te beantwoorden (‘Waar werk je op dit moment aan?’, of minder formeel: ‘Welke serie raad je aan op Netflix?’) draagt iedere deelnemer iets bij aan het gesprek en voelt hij zich onderdeel van het team.
Verhoog het aantal 1-to-1’s
In een omgeving waar iedereen van thuis uit werkt, is het niet zo eenvoudig om je vragen beantwoord te krijgen. En we weten allemaal dat je als nieuweling waarschijnlijk veel vragen hebt. Omdat het lopen naar het bureau van je collega die het antwoord op je prangende vraag heeft geen optie is, en je je manager of collega’s niet de hele tijd kunt bellen, is het makkelijk om jezelf verloren te voelen of vast te zitten. Door het aantal 1-2-1’s tussen medewerker en manager te verhogen, geef je de nieuwe medewerker de kans om al zijn of haar vragen op één, ingepland moment te stellen en heb je tegelijkertijd de vrijheid om jouw eigen werk voort te zetten en niet om de zoveel tijd gestoord te worden door een Slack-melding of telefoontje.
Conclusie
Deze C-tijden zijn moeilijk voor iedereen, maar het is noodzakelijk om je manier van werken zo efficiënt mogelijk aan te passen. Natuurlijk is een virtueel onboarding sessie of verwelkoming niet hetzelfde als ‘the real deal’, en ja het zal hoogstwaarschijnlijk gepaard gaan met wat gênante momenten, maar zou dit je echt moeten tegenhouden? Als de waarden en de teamgeest van jouw bedrijf sterk en oprecht zijn, zal je als bedrijf deze ook virtueel kunnen delen.
Dus waar wacht je nog op? Organiseer die virtuele afterwork. Begin met de small talk. Waarom probeer je niet gewoon het beste te maken van deze lastige tijden?
Wat doet jouw bedrijf om het online onboarden en verwelkomen gemakkelijker en handiger te maken?
