Communiceren, in welke situatie is dit niet belangrijk? Ook in organisaties is het een uitdaging en is goede interne communicatie van essentieel belang. De afdeling communicatie staat vaak voor interessante uitdagingen om de betrokkenheid van werknemers te optimaliseren. In dit artikel leggen we aan je uit wat interne communicatie precies is, hoe verbetering mogelijk gemaakt kan worden en wat de uiteindelijke effecten zullen zijn.

Inhoudsopgave

Wat is interne communicatie?

Als we spreken over interne communicatie dan is dit alle communicatie die plaatsvindt binnen het bedrijf. Dit kan dus variëren van communicatie tussen management tot aan werknemer en van e-mail en werkvergadering tot aan notities die opgehangen worden in de kantine. Wat niet iedereen zal beseffen is dat interne communicatie eigenlijk de communicatie extern juist kan versterken. Er wordt ook wel gezegd, als er intern niet goed wordt gecommuniceerd, hoe kan een organisatie zich dan extern uiten.

Wat zijn doelen van interne communicatie?

Dit kunnen onder andere de doelen zijn van interne communicatie:

  • De tevredenheid van de medewerkers vergroten en iedereen op de hoogte stellen van de ontwikkelingen binnen het bedrijf.
  • Het hele team binnen de organisatie staat achter dezelfde punten. Nieuwe aandachtspunten worden van zowel bovenaf (directie) als onderaf (afdelingen) goed doorgespeeld.
  • De communicatie is intern heel sterk en zal de externe communicatie alleen maar kunnen vergroten.
  • Er wordt efficiënt gewerkt en er wordt binnen het bedrijf op de juiste manier met communicatie omgegaan.
tom-orrow-banner
Tom Orrow
Amsterdam, Netherlands
- aanbeveling
Digital & Marketing StrategyBrandingE-CommerceMedia & AdvertisingCreative & DesignMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
greymen-banner
Greymen&Co
Amsterdam, Netherlands
5/5 - 3 aanbevelingen
Custom Software DevelopmentBrandingProduct DesignWeb DesignWeb DevelopementSocial MediaMedia & AdvertisingWeb & Software DevelopmentMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
megawatt-banner
Megawatt Group
Eindhoven, Netherlands
5/5 - 6 aanbevelingen
Digital & Marketing StrategyBrandingWeb DesignWeb DevelopementSocial MediaCreative & DesignWeb & Software DevelopmentMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
drivvn-banner
Driivn
Amsterdam, Netherlands
5/5 - 13 aanbevelingen
Digital & Marketing StrategyWeb DesignWeb DevelopementSocial MediaE-CommerceMedia & AdvertisingCreative & DesignWeb & Software DevelopmentMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
schermafbeelding-2020-11-30-om-14-42-16
IM Lounge
Amsterdam, Netherlands
5/5 - 5 aanbevelingen
Digital & Marketing StrategyMobile MarketingContent MarketingSocial MediaE-mail MarketingMedia & AdvertisingMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
scherp-online
Scherp Online
Eindhoven, Netherlands
5/5 - 7 aanbevelingen
Custom Software DevelopmentDigital & Marketing StrategySEOBrandingWeb DevelopementWeb & Software DevelopmentMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
schermafbeelding-2020-09-25-om-16-36-29
Endeavour
Haarlem, Netherlands
5/5 - 1 aanbeveling
Digital & Marketing StrategyBrandingSocial MediaMedia & AdvertisingMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
schermafbeelding-2020-09-25-om-14-39-15
Bright8
Haarlem, Netherlands
5/5 - 5 aanbevelingen
Digital & Marketing StrategyBrandingGraphic DesignPRCreative & DesignMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
schermafbeelding-2020-09-25-om-16-47-55
Wirelab
Enschede, Netherlands
5/5 - 5 aanbevelingen
BrandingProduct DesignWeb DesignGraphic DesignWeb DevelopementMedia & AdvertisingCreative & DesignWeb & Software DevelopmentMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
schermafbeelding-2020-09-25-om-14-42-48
Counter Content
Zaandam, Netherlands
5/5 - 6 aanbevelingen
BrandingWeb DesignContent MarketingSocial MediaPREventMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward
schermafbeelding-2020-09-28-om-09-27-06
Novicom Marketing Group
Tilburg, Netherlands
5/5 - 9 aanbevelingen
BrandingWeb DesignGraphic DesignSocial MediaEventE-CommerceMedia & AdvertisingMarketing
Ontdek het agentschaparrow_forward

Interne communicatie is belangrijk voor een goed werkende organisatie

Als de interne communicatie faalt dan zullen de medewerkers voelen dat er dingen fout gaan binnen het bedrijf. Het falen kan zorgen voor ontevreden medewerkers en deze zullen eerder het bedrijf verlaten of de werkzaamheden minder serieus nemen. De verloop van interne communicatie zorgt ervoor dat belangrijke boodschappen aan het hele bedrijf gecommuniceerd kunnen worden.

Het mogelijk maken van de juiste communicatie heeft een aanpak binnen het bedrijf nodig. Hoe groter het bedrijf hoe meer aandacht er besteed dient te worden aan mogelijkheden tot communicatie.

Voorbeelden zijn dan ook het intranet of wekelijkse updates via de e-mail. Daarnaast moet er binnen een organisatie ook duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor welke communicatie en hoe de werkzaamheden op elkaar kunnen aansluiten.

Wat verstaan we onder een slechte interne communicatie?

Dit zijn een aantal punten die kunnen resulteren uit slechte interne communicatie en die ontevredenheid kunnen veroorzaken:

  • Werknemers krijgen conflicten met elkaar en duidelijk communiceren is niet van toepassing.
  • De medewerkers werken niet mee met de communicatiesystemen en de juiste boodschap wordt niet verspreid via de kanalen.
  • Er wordt geen terugkoppeling gegeven van de werkvloer naar de directie. Er is dus een gebrek aan communicatie vanaf de werknemers naar het management toe en zij zijn niet up-to-date van bepaalde zaken.
  • Tijdens vergaderingen wordt er niet genoteerd of doorgecommuniceerd met de aandachtspunten. Zo blijft de informatie maar op één plek en vindt er geen verspreiding plaats.
  • Het is onduidelijk waar algemene notities gecommuniceerd moeten worden of de boodschap blijft op één plek.
  • Er vindt geen filtering plaats van de communicatie. Hierdoor kan iedereen binnen het bedrijf boodschappen versturen en is het onduidelijk welke berichten nou echt belangrijk zijn of niet.
  • De communicatie wordt al via externe uitingen verspreid, terwijl de medewerkers er intern nog niet van op de hoogte zijn.

Hoe kan de interne communicatie verbeteren?

In de onderstaande punten geven we punten aan voor betere interne communicatie. Wat het beste werkt is per organisatie verschillend, maar voor elk bedrijf zijn deze uitgangspunten een relevante informatie om uit te werken op maat.

Stel het juiste plan op voor de communicatie

Binnen een organisatie kan er een afdeling communicatie helpen of een persoon moet worden aangewezen om de juiste plannen op te zetten. Om te beginnen, moet alle huidige communicatie genoteerd worden en moet er worden aangegeven waar de veranderingen moeten plaatsvinden.

Welke huidige producten zijn in gebruik en worden deze dan ook op de juiste manier gebruikt. In het plan moeten alle aspecten genoteerd worden en de huidige fouten in het communicatieproces moeten aangepakt worden.

Een plan van aanpak is hier dan ook voor nodig, waarbij er nieuwe inzichten nodig zijn om de interne communicatie te verbeteren. Voor het intern starten met creatieve oplossingen is het ook van belang te vragen wat de medewerkers vinden van de communicatie en wat de feedback daarop is.

Hoe gaan interne communicatie en betrokken medewerkers hand in hand?

Om de interne communicatie voor iedereen aantrekkelijk te maken, is het van belang dat er beloningen zijn voor teams en dat ze ook inzien waarom actuele informatie zo belangrijk is. De top-down communicatie houdt in dat het management vanaf bovenaf communiceert naar de overige werknemers.

Als een bedrijf enkel deze manier door blijft voeren, zullen medewerkers zich niet gehoord voelen. De bottom-up communicatie (van medewerker naar de leiding toe) is dus ook zeer belangrijk voor de betrokkenheid alle medewerkers.

Stel regels op voor effectieve interne communicatie

Het is belangrijk om vast te leggen hoe het interne communiceren moet gebeuren. Zo is het ook voor nieuwe medewerkers beter te begrijpen wat de precieze regels omtrent communicatie zullen zijn. Wanneer regels duidelijk zijn, kunnen medewerkers die niet meewerken ook aangesproken worden op de miscommunicatie.

Blijf communiceren met elke werknemer

Het is belangrijk om de managers te vragen of ze de visie van de werknemers kunnen peilen en het onderwerp vaak zullen aankaarten. Op deze manier lukt het om de interne communicatie te verbeteren en wanneer een werknemer de behoefte voelt om iets te zeggen, dan wordt de mogelijkheid hiertoe ook gegeven. Het vragen van feedback is dus uiterst belangrijk in dit proces.

De manager geeft het voorbeeld

Als de leidinggevende niet communiceert volgens de regels, dan voelen de overige werknemers de noodzaak ook niet. Maak gebruik van de mogelijkheden die het bedrijf te bieden heeft en neem als manager zijnde de voorbeeldfunctie en deel de heldere visie over de communicatiestroom. Wellicht helpen de nodige trainingen hierbij.

Deel niet alleen negatieve aspecten, maar ook successen en leuke boodschappen

Als interne communicatie enkel bestaat uit negatieve berichten en zakelijke mededelingen, dan wordt de constante stroom in communicatie vrij zwaar. Deel daarom de successen van afdelingen, zet een medewerker in het zonnetje, deel de verjaardagen en maak positieve cijfers bekend. Een goede interne communicatie zorgt ervoor dat de medewerker ook uit kan kijken naar meldingen en dat de afwisseling tussen formeel en informeel in balans is.

Deel de organisatie op in communicatiegroepen

Om de communicatie gericht te laten verlopen en geen overbodige meldingen te doen aan de medewerker kunnen groepen opgesteld worden. In het communicatieplan kunnen dan ook meerdere communicatiestromen benoemd worden. Zo is er geen onnodige overvloed aan informatie per medewerker.

Maak gebruik van de juiste effectieve tools

De juiste tools zijn noodzakelijk en maken de interne communicatie verbeteren wat realistischer. Zo werkt het misschien om algemene meldingen per interne communicatie app of intranet te laten plaatsvinden. V

oor afdelingen zelf werkt het misschien beter om een groep op WhatsApp (mobiele telefoons behoren dan tot het communicatieplan) te creëren en om zo de mogelijkheid tot feedback van de medewerker ook mogelijk te maken.

Niet alleen de digitale werkplek is hierbij belangrijk, ook de notities onderling of van de vergadering spelen een rol. Wees duidelijk welke communicatie per welk medium verspreid dient te worden.

Ook moet de noodzaak van een nieuwe tool wel duidelijk zijn. Anders kijken de medewerkers er niet naar uit om het op deze manier te gaan gebruiken. Denk maar eens aan het verlof aanvragen.

Voorbeeld hierbij is dat veel bedrijven dit jarenlang per e-mail uitvoeren of zelfs mondeling doorgeven aan de persoon die over de indeling van de vakanties gaat. Als dit opeens per tool gebeurd, dan is het van belang dat het verkeer op één manier plaatsvindt en dat iedereen ook overstapt naar de nieuwe methode.

Hoe kunnen verschillende afdelingen blijven communiceren en verantwoordelijkheid nemen?

Wanneer een communicatieplan duidelijk is en iedereen weet wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel, dan ligt de nadruk op het consequent uitvoeren van de taken. De afdelingen moeten elkaar goed kunnen helpen met het onderwerp en de motivatie moet geprikkeld blijven worden.

Plan dan ook de momenten waarbij de interne communicatie gebruikt kan worden en zorg voor transparantie. De medewerker moet interne communicatie als een persoonlijke ontwikkeling zien die de eigen duidelijke visie motiveert.

Niet elk medium zal altijd effectief werken

Soms lijken de plannen op papier een goed idee en wanneer ze in de praktijk worden gebracht dan lijkt het niet te werken. Een aanpassing kan noodzakelijk zijn in de ideeën. De manier die gebruikt wordt in het ene bedrijf, die hoeft niet altijd effectief gebruikt te worden in het andere bedrijf.

Het ene medium werkt voor de interne communicatie bij een groot bedrijf perfect, maar lijkt niet te werken voor een kleine organisatie. Een onderzoek vooraf is belangrijk en soms moeten de veranderingen per afdeling vooraf doorgesproken worden om te kijken of dit ook voor deze afdeling wel zou kunnen werken.

Iedereen moet op de hoogte gesteld worden

Per verandering kan het effectief werken om een training per teamlid op een afdeling (of het hele team) te geven en om zo de verspreiding van de nieuwe werkwijze naar de interne doelgroepen te optimaliseren. Om de interne communicatie te verbeteren moet uiteindelijk iedereen mee weten te komen en kan er niemand achterblijven.

De noodzaak op het gebied van interne communicatie hebben we zien groeien toen het aantal thuiswerkende medewerkers sterk is toegenomen en het moeilijker is geworden om het hele team te bereiken. Organisaties stellen nieuwe features ter beschikking en de verbetering van de berichtgeving intern is belangrijker dan ooit tevoren.

Een belangrijkere rol voor de communicatieprofessional: er is werk aan de winkel

De ontwikkeling die we zien, is de toename van interne aankondigingen per digitale tool en de boodschap wordt minder gecommuniceerd op de oude vertrouwde manieren.

De taken van de communicatieafdeling liggen daardoor bij het optimaliseren van agenda’s, organiseren van feedbackrondes, plannen van de virtuele vergadering, management video’s organiseren, aankondigen van belangrijke besluiten en het helpen van medewerkers op afstand.

De vermoeidheid omtrent het videobellen neemt toe

Met de toename aan online vergaderingen worden de werknemers moe van al het videobellen. Een creatieve bedrijfscommunicatie is van belang en niet elke boodschap online vermeld worden (of via het e-mailadres opgesomd worden). Oplossingen lijken SharePoint en narrowcasting en de medewerker kan informatie dan ook nog eens wat vaker nalezen.

Creatieve communicatie in de vorm van storytelling

Doordat face-to-face communiceren afneemt, is de vraag naar creatieve kanalen toegenomen. Zo zijn er producten nodig die op een leuke manier de boodschap kunnen overbrengen en het liefst dan ook per (bewegend) beeld.

De storytelling is vaak via video’s gedeeld, per presentatie of interne blogs worden opgezet. Het gevoel van saamhorigheid blijft belangrijk en mag niet ontbreken in organisaties en de bijbehorende interne communicatie.

Het plannen van een luistersessie met als doel de interne communicatie verbeteren

Er zijn minder gesprekken op de werkvloer en daardoor is het lastiger om de feedback vanuit de medewerkers te verkrijgen. Een goed idee lijken de online luistersessies waarbij er met een peiling gekeken kan worden hoe de meningen ervoor staan. Ook na grote aanpassingen, kan er zo alsnog geluisterd worden naar de mening op de werkvloer en blijft interne communicatie doorlopen.

Online trainingen en e-learning in opmars

Om medewerkers van juiste informatie te voorzien, kan je kiezen voor een prettigere manier van informeren. Onderwijs en training zijn interessanter en e-learning kan ervoor zorgen dat je interessante data begrijpt. Door vragen te stellen kun je zien welke informatie het team niet goed heeft bereikt en welk kennisniveau nog onvoldoende blijkt te zijn. Dit maakt gerichte communicatie met benodigde informatie mogelijk.

Meedenken met de omgeving en recente gebeurtenissen

Wat we wel hebben mogen leren op het gebied van interne communicatiemiddelen is dat er soms een middel kan wegvallen en dat er iets anders in de plaats moet komen. Een aanpassing aan het huidige plan, een nieuw medium of een update van de plannen blijven een onderdeel van het communicatieplan en zijn een constante uitdaging voor de verantwoordelijke medewerkers. De verschuiving naar digitale middelen lijkt in ieder geval wel de meest doorzettende ontwikkeling te zijn. Of we afstand blijven doen van de mededelingen via de notities in de kantine lijkt verstandiger en duurzamer te zijn op de lange termijn.