In-house versus outsourcing – wat is de juiste aanpak?

Wilt u doorgaan met een nieuw project, maar weet u niet waar u moet beginnen? Of heeft u een gebied in uw bedrijf waarvoor niemand verantwoordelijk is? U hebt er zeker al eens over nagedacht om deze taak uit te besteden aan een ander bedrijf of om hem definitief uit te besteden. De beslissing in-house versus uitbesteding is niet gemakkelijk – maar wel belangrijk!

Maar wat zijn uw opties voor uitbesteding? En welke is de beste voor uw project? Dit Sortlist-artikel vertelt u alles wat u moet weten over outsourcing!

In dit artikel

Outsourcing – wat is dat?

“Outsourcing verwijst naar het gebruik van externe bronnen voor specifieke taken die expertise vereisen die intern (nog) niet beschikbaar is of te duur is.”

De term outsourcing bestaat uit de termen out (buiten) resource (bron) en using (gebruik).

Veel bedrijven maakten al gebruik van externe middelen lang voordat de term outsourcing zelfs maar bestond. Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven een project of een hele afdeling uitbesteden.

Vaak besteden merken projecten uit waarvoor het niet lonend is om interne middelen op te bouwen of die ver van de kernactiviteiten van het bedrijf afstaan. Op de afzonderlijke redenen voor outsourcing zullen wij later echter nader ingaan.

Klassieke onderwerpen die bedrijven steeds weer uitbesteden: IT, boekhouding, ontwerp of creatie van content, maar in principe kan elk gebied van een bedrijf worden uitbesteed – als het zinvol is.

Een voorbeeld is een klein modemerk dat zich richt op de productie en het ontwerp van kleding.

Hoewel vooral kleine bedrijven graag alles zelf doen, zou het voor dit bedrijf om verschillende redenen niet raadzaam zijn om interne middelen op te bouwen voor bijvoorbeeld IT of boekhouding, aangezien er voor deze onderwerpen veel kostenefficiënteaanbieders zijn.

Vormen van outsourcing

Van het uitbesteden van kleine projecten tot het uitbesteden van hele afdelingen, uitbesteding kan vele verschillende vormen aannemen waarbij het bedrijf in meer of mindere mate betrokken is. Vanwege de veelheid aan mogelijkheden beperken wij ons hier tot de belangrijkste vormen waarin wij een voordeel voor uw bedrijf zien.

De volgende vormen van uitbesteding zijn gerangschikt volgens de mate van controle die het bedrijf over het gebied behoudt, te beginnen met de meeste controle:

Application Service Providing (ASP)

Met ASP stellen externe aanbieders programma’s ter beschikking van het bedrijf voor individuele taken. Deze kunnen op de computers worden geïnstalleerd en in bestaande processen worden geïntegreerd. In de regel bieden de providers het bedrijf aanvullende diensten aan zoals:

• workshops,
• onderhoud
• gegevensback-up

Outtasking

Het volgende niveau van uitbesteding is de uitbesteding van een specifieke en meestal in de tijd beperkte taak. Een klassiek voorbeeld is de creatie van een website. Externe bureaus kunnen voor een bedrijf in korte tijd een aanwezigheid op internet creëren, die vervolgens alleen nog maar onderhouden en eventueel geoptimaliseerd hoeft te worden.

Business Process Outsourcing (BPO)

Als een bedrijf behoefte heeft aan meer expertise op een deelgebied zonder direct eigen werknemers in dienst te nemen, kan het de moeite waard zijn om bijvoorbeeld de boekhouding of het wervingsproces (BPO) uit te besteden. In dit geval neemt de externe dienstverlener het deelgebied volledig over, maar blijft hij in nauw contact met het moederbedrijf.

Beheerde diensten

Bij managed services neemt de outsourcingpartner een deel van het bedrijf permanent of voor een bepaalde periode over. In het geval van PR of public relations, bijvoorbeeld, kan dit de moeite waard zijn als de kernonderneming zich wil concentreren op haar eigen processen of vanwege een bijzondere situatie deskundigen op dit gebied nodig heeft.

Volledige uitbesteding

Zoals de naam al zegt, houdt volledige uitbesteding in dat een volledig deel van het bedrijf wordt uitbesteed. Dit is de moeite waard als het gebied niet rechtstreeks verband houdt met de kernactiviteit van het bedrijf, maar wel een hoog niveau van deskundigheid vereist.

Een klassiek voorbeeld is de outsourcing van IT voor bedrijven die niet weten of zich niet met dit gebied willen bezighouden. Aangezien deze gebieden echter vaak belangrijk zijn voor veel processen, moet de dienstverlener aan wie de controle wordt overgedragen zorgvuldig worden gekozen.

Offshoring

Wanneer een bedrijf gebieden uitbesteedt, kan het vaak de moeite waard zijn om deze uit te besteden aan bedrijven in een ander land of werelddeel, voornamelijk uit kostenoverwegingen.

Veel landen bieden nu hooggekwalificeerd werk aan tegen een lagere prijs. Er wordt echter veel controle opgegeven, vooral bij offshoring, omdat de communicatie moeilijker is door de afstand en eventuele taalbarrières. Dus hier moet je goed opletten om je partner zorgvuldig te kiezen.

Redenen om te doen aan outsourcing

Reden 1

Een van de belangrijkste redenen voor outsourcing voor veel bedrijven is het kostenaspect. Vaak bieden externe aanbieders lagere kosten voor bepaalde taken dan wanneer deze intern zouden worden uitgevoerd. Bovenal kan het opbouwen van een team en de bijbehorende kosten voor bepaalde projecten niet de moeite waard zijn.

Reden 2

De tweede reden bouwt precies hierop voort: Veel projecten die worden uitbesteed hebben een korte tijdshorizon en kunnen door gespecialiseerde bureaus in veel kortere tijd worden gerealiseerd dan intern het geval zou zijn. Vooral als de expertise voor het project nog niet in het bedrijf aanwezig is, zou het vaak te lang duren om de vereiste competenties op te bouwen.

Reden 3

Dit geldt ook voor projecten of gebieden waarvan het bedrijf niet zeker weet of de competenties permanent nodig zullen zijn. Het samenstellen van een team voor een gebied is een verplichting waarbij zorgvuldig moet worden overwogen of een externe oplossing niet zinvoller is.

Reden 4

Vaak is een reden tegen uitbesteding het gebrek aan kwaliteitscontrole. Het uitbesteden van projecten kan dit echter gemakkelijker voor u maken. Veel bureaus bieden u een kwaliteit die u met uw eigen middelen waarschijnlijk niet zou bereiken. Het vinden van de juiste partner kan dus een positieve invloed hebben op uw product of dienst.

Problemen bij outsourcing die je tegenkomt

Hoewel outsourcing veel voordelen oplevert voor de betrokken bedrijven, zijn er enkele problemen en fouten die vaak voorkomen en waarvan u zich dus bewust moet zijn:

Onderschatting van het proces

Outsourcing is een complex proces waarvoor niet elk project geschikt is. Het uitbesteden van een activiteit moet goed worden voorbereid en gepland. Het is belangrijk dat er een hoofdverantwoordelijke is die het contact met de partner onderhoudt en de interne contactpersoon is voor de status van het project.

Slechte/te snelle selectie

Tijdsdruk is een van de belangrijkste redenen waarom veel bedrijven (delen van) hun werk uitbesteden. En vaak is het echt sneller om een taak uit te besteden aan een extern bureau.

Dit mag echter niet tegen elke prijs gebeuren. Bij het kiezen van een outsourcingpartner moet u zoveel tijd nemen als nodig is. Zo kunt u er zeker van zijn dat ze bij u passen.

Dit is vooral belangrijk voor langdurige relaties, omdat het voordeel van de uitvoering van een project snel een nadeel wordt op de lange termijn.

Willekeurige outsourcing

Niet elk project is geschikt voor uitbesteding. Er zijn zaken die u gewoon zelf kunt en moet doen. Veel taken zijn bijvoorbeeld goedkoper als je ze in je eigen bedrijf uitvoert, of er zijn onderwerpen waarbij het belangrijk is dat de knowhow binnen het bedrijf blijft.

Communicatie

Een ander belangrijk punt bij het kiezen van een partner is dat de communicatie en de sfeer tussen u en het externe bedrijf goed is.

Anders kunnen problemen te laat worden aangepakt, kunnen deadlines worden gemist of kan knowhow volledig uit het bedrijf verdwijnen omdat geen enkele werknemer begrijpt wat de partner precies doet.

Contractontwerp

Om misverstanden in de samenwerking op lange termijn te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat een aantal zaken vanaf het begin in het contract worden vastgelegd. Dit omvat de eisen voor het project en de outsourcingpartner, alsmede de taken aan beide zijden.

Verlies van knowhow

Zoals eerder gezegd kunnen sommige fouten of problemen bij de uitbesteding ertoe leiden dat kennis in het bedrijf verloren gaat. Dit is vooral het geval als u niet nauw samenwerkt met de partner en bijvoorbeeld een heel gebied volledig uitbesteedt aan het andere bedrijf.

In sommige gevallen staat de kennis ver af van het kernonderwerp van het bedrijf, dat is niet erg, maar u moet er bij relevante onderwerpen voor zorgen dat u er permanent kennis van heeft en begrijpt waar de partner precies aan werkt.

Vind uw outsourcing partner – Nu op Sortlist!

U hebt besloten een marketingproject uit te besteden, maar u hebt nog niet de juiste partner voor de klus? Wij hebben voor bijna elk project het juiste bureau voor u!