Outsourcing: de voor – en nadelen in een notendop!

Voor veel ondernemingen is outsourcing een welkome gelegenheid om kosten te besparen. Door bepaalde zaken uit te besteden kan je je focussen op je kernactiviteiten wat in vele opzichten voordelig kan zijn. Wat zijn de voordelen van een samenwerking met een externe partner en waar kan je moeilijkheden ervaren? Wij lijsten het even voor je op!

In dit artikel

Wat is outsourcing?

De term outsourcing komt uit het Engels en verwijst volgens zijn definitie naar…

De uitbesteding van bepaalde diensten en van personeel aan externe dienstverleners.

Het kan gaan om afzonderlijke taken of zelfs om hele afdelingen die een bedrijf ondersteunen met hun diensten.

Outsourcing voorbeelden

We hebben nu de definitie gezien en gaan verder met enkele concrete voorbeelden van outsourcing.

Voorbeeld 1: Ondersteuning van re-branding

Een bakkerij-keten ondergaat een re-branding. Daarbij hebben de eigenaars ook oog voor het online gedeelte. Een eigen huisstijl creëren en deze toepassen op al hun kanalen lijkt hun echter veel werk en ligt daarbij ver buiten hun kernactiviteit: hun klanten voorzien kwaliteitsvolle broden en gebakken.

Omdat ze niemand in dienst hebben die over deze vaardigheden beschikt, is het voor hun voordelig om voor dit project samen te werken met een grafisch ontwerp bureau. Op die manier worden hun middelen (tijd en geld) zo efficiënt mogelijk besteed.

Het bureau zal voor hun een huisstijlgids opstellen, hun website een frisse look geven en het bedrijf op weg zetten zodat het in de toekomst een consistente branding heeft doorheen zijn kanalen.

Wanneer de bakker in de toekomst wijzigingen wenst aan te brengen, kan het bedrijf vertrouwen op een extern grafisch ontwerpbureau. Ze zetten minder personeel in en kunnen flexibel gebruik maken van een externe hulplijn.

Voorbeeld 2: SEO consulting

Een Hollandse onderneemster maakt verse tomatensaus van zelfgekweekte kersttomaten. Haar product spreekt aan maar heeft nood aan meer naamsbekendheid. Tot nu toe investeerde de onderneemster al in online advertenties, maar dat blijkt onvoldoende effectief.

Om haar bedrijf naar omhoog te duwen in de Google-resultaten wil ze haar SEO optimaliseren. Op die manier kan ze zich onderscheiden van andere gelijkaardige bedrijven en op lange termijn meer omzet genereren.

Ze heeft momenteel nog niet genoeg budget om iemand vast aan te stellen om meer gebruikers naar haar website te lokken.

Haar SEO outsourcen lijkt haar dus het beste plan. Op die manier kan een externe partner een volledige SEO audit organiseren en haar een workshop geven zodat ze in de toekomst eventueel zelf aan de slag kan gaan. Ze wil namelijk zo snel mogelijk resultaten zien en zeker zijn van de juiste aanpak.

Outsourcing: voordelen en nadelen

Zoals uit de twee bovenstaande voorbeelden blijkt, zijn er enkele voordelen verbonden aan uitbesteding. Er zijn echter ook nadelen verbonden aan outsourcing, die je best in overweging neemt alvorens een definitief besluit voor of tegen outsourcing te nemen.

Laten we de voor- en nadelen van outsourcing eens nader bekijken!

De voordelen van outsourcing

1 – Outsourcing bespaart kosten

Waarschijnlijk de meest voorkomende reden voor uitbesteding is het feit dat het wat geldbespaart. Enerzijds kan dat het gevolg zijn van het feit dat de externe dienstverlener gespecialiseerd is in een bepaalde taak en geen kostbare interne middelen hoeft te besteden. Anderzijds kunnen externe partners zoals agentschappen een beroep doen op een grotere pool van personeel.

Dat betekent dat als een werknemer niet beschikbaar is, er andere collega’s zijn die kunnen invallen. Om dat in het eigen bedrijf te kunnen garanderen, zouden verschillende specifiek opgeleide en ervaren werknemers tegelijk in dienst moeten worden genomen, wat kosten met zich meebrengt.

Bovendien heb je voor bepaalde zaken specifieke software of infrastructuur nodig opgezet.

Deze extra investeringen, vallen bij uitbesteding volledig weg, aangezien je de tools van een externe onderneming kangebruiken.

2 – Outsourcing bespaart tijd

Nieuw personeel onboarden is een zeer tijdrovende taak. Het duurt even voordat de nieuwe collega vertrouwd is met de interne procedures van het bedrijf en precies weet tot wie hij of zij zich moet wenden als hij of zij vragen heeft.

Deze tijd die aan de opleiding van nieuwe werknemers wordt besteed, kan je besparen door outsourcing. In de regel is een eerste bijeenkomst voldoende om de belangrijkste informatie en documenten uit te wisselen. Het bureau neemt dan rechtstreeks je project van je over.

3 – Outsourcing biedt zekerheid

Het kan de moeite waard zijn om te profiteren van de expertise van een extern bedrijf om verschillende redenen. Bijvoorbeeld in het geval dat je specifieke expertise en tips over actuele trends nodig hebt.

Bovendien biedt uitbesteding ook meer zekerheid bij de afhandeling van taken. In geval van twijfel kunnen meerdere werknemers bijspringen als er een knelpunt ontstaat.

Ten slotte speelt ook de factor kwaliteit een belangrijke rol bij uitbesteding. Professionele dienstverleners zijn vaak gericht op een bepaald onderwerp of een speciaal gebied waarin zij goed thuis zijn en kunnen putten uit jarenlange ervaring.

Dat garandeert de kwaliteit van de dienstverlening en geeft op zijn beurt je eigen werknemers de gelegenheid om zich volledig op uw kernactiviteiten te concentreren.

De nadelen van outsourcing

1 – Outsourcing maakt je afhankelijk

Een van de grootste zwakke punten van outsourcing is dat het je bedrijf afhankelijk maakt van een ander bedrijf. Deskundigheid en ervaring worden niet intern maar extern vergaard en als de kwaliteit, tegen de verwachting in, daalt, valt dat rechtstreeks terug op je bedrijf.

Deze afhankelijkheid en de niet-bestaande overdracht van knowhow houden voor je onderneming een aantal risico’s in. Daarmee hou je best rekening wanneer je zoekt naar een geschikte partner. Je contracten moeten deze voorvallen dus zeker dekken.

2 – Outsourcing is niet voor alle vakgebieden zinvol

Vooral jonge ondernemingen en startende bedrijven willen waarschijnlijk veel afdelingen uitbesteden. Toch in het begin. Dat doen ze om tijd en kosten te besparen en snel volledig operationeel te zijn.

Toch is het niet altijd zinvol om voor alle vakgebieden een beroep te doen op een extern bureau. Vooral als je in je kernactiviteit te maken hebt met gevoelige gegevens van je klanten.

Hier brengt uitbesteding een aantal risico’s met zich mee, en de kosten die mogelijk ontstaan bij een inbreuk op de beveiliging kunnen al snel hoger uitvallen dan de voordelen van uitbesteding.

Een ander punt van overweging is het effect van outsourcing op de interne werksfeer. Voor veel werknemers is de persoonlijke uitwisseling met collega’s een positief onderdeel van hun dagelijkse werk. Als deze communicatie wordt uitbesteed, kunnen de sfeer en de motivatie in uw teams eronder lijden.

Daarom is het belangrijk om de interne structuren en bedrijfsonderdelen in overweging nemen alvorens tot een definitieve uitbesteding over te gaan.

3 – Outsourcing kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn

Outsourcing wordt verondersteld je bedrijf tijd, geld en moeite te besparen, maar het tegendeel kan waar zijn en de werkdruk kan toenemen.

Sommige bedrijfseenheden moeten intensief met elkaar interageren. Het uitbesteden van bepaalde diensten binnen deze bedrijfsonderdelen kan er dus toe leiden dat de ene na de andere mail wordt verstuurd of dat eindeloze telefoongesprekken moeten worden gevoerd met de externe dienstverleners. Dat is noch voordelig voor de eigen werknemers, noch voor de externe dienstverlener.

Wanneer is uitbesteding zinvol?

Er bestaat geen eenduidige definitie van wanneer uitbesteding de moeite waard is, omdat dit afhangt van de individuele situatie en behoeften van je onderneming en van de prestaties van de externe leveranciers. Er zijn echter wel een paar tips om in gedachten te houden.

De 20% regel

In principe moeten de besparingen die je met externe dienstverleners realiseert ten minste 20% bedragen. Als de besparingen lager zijn dan dat, kan uitbesteding je meer geld kosten dan het je oplevert. Een succesvolle uitbesteding moet dus een besparing van ten minste 20% opleveren.

Internationale expansie

Veel ondernemingen die internationaal willen uitbreiden, maken gebruik van de diensten van een externe dienstverlener wanneer ze een nieuwe markt betreden.

In dit geval spreekt men van offshore outsourcing, omdat de divisies van de onderneming niet alleen worden overgedragen aan een andere dienstverlener, maar zelfs aan een dienstverlener die in een andere markt is gevestigd.

De druk op je teams verlichten

Als sommige gebieden van je onderneming aan hun grenzen zitten en de teams hun werk niet meer kunnen bijhouden, kan uitbesteding ook voor jou de moeite waard zijn.

Dat kan ook alleen betrekking hebben op afzonderlijke werkstappen, zoals het opstellen van een postdistributielijst voor de PR-afdeling, IT-ondersteuning of het sorteren van goederen volgens bepaalde categorieën in het magazijn.

Aan wie moet ik uitbesteden?

Als het gaat om het uitbesteden van een project of zelfs een hele afdeling, heb je meestal de keuze tussen een freelancer of een agentschap. Vooral wanneer het om grotere projecten of een hele afdeling gaat, is het zinvoller een gespecialiseerd bureau in de arm te nemen.

Laten we marketing als voorbeeld nemen. Natuurlijk kun je een freelance copywriter inhuren om uw reclame- en websiteteksten te formuleren. Maar het vinden en uitvoeren van een strategie, het plannen van een campagne en het analyseren van het effect van de maatregelen, dat kan nauwelijks door één persoon worden gedaan.

Dat is waar een marketingbureau om de hoek komt kijken, dat samen met jou een strategie ontwikkelt en de juiste maatregelen neemt. Op die manier kun je er zeker van zijn dat de uitbesteding succesvol zal zijn.

De juiste leverancier vinden

Bedrijven vinden die je kunt vertrouwen en aan wie je je taken met een gerust geweten kunt toevertrouwen, is vaak niet zo gemakkelijk.

Enerzijds hebt u een outsourcingpartner nodig die met zijn diensten je onderneming kan ondersteunen waar dat het meest nodig is. Anderzijds spelen de individuele eisen en behoeften van je onderneming een belangrijke rol bij je beslissing.

Een goede manier om een weloverwogen beslissing voor of tegen een bepaald bureau te nemen is Sortlist. Wij vermelden bureaus die door ons zijn beoordeeld en door andere klanten zijn gewaardeerd.

Deze getuigenissen zijn te allen tijde zichtbaar en scheppen echt vertrouwen in de capaciteiten van je toekomstige partner. Je kunt dus met een gerust geweten investeren in de opbouw van je externe netwerk.