Stakeholderanalyse: Wat jij allemaal nog niet wist…

Het begrijpen, verzamelen en documenteren van de eisen en wensen van een project is een van de meest uitdagende aspecten van een project.

Het is vaak nodig om eerst aan de klant te leren hoe hij zijn eisen duidelijk kan specificeren. In veel gevallen verergeren projectmanagers en personeel het probleem door er automatisch op te vertrouwen dat de eisen of verwachte standpunt zullen veranderen en daar niet op te anticiperen. Hierdoor geven ze geen waardevolle input en is een dominante stakeholder nodig. Zo is er een onderscheid van wat wel of niet belangrijk is.

Technische specificaties zijn niet de enige vereisten. We besteden vaak ook veel tijd aan het verzamelen van zachte vereisten. Soms vergeten we afgeleide eisen, zoals de behoefte om bepaalde informatie te ontvangen op bepaalde tijdstippen.

Dergelijke eisen hebben vooral betrekking op communicatie. Het resultaat is dat projectmanagers een aanzienlijke hoeveelheid tijd besteden aan het verduidelijken van de “eisen” van alle belanghebbenden en klanten.

In dit artikel

Wat is een stakeholderanalyse?

Hoe moet je deze type eisen begrijpen? De projectvereisten zijn afgestemd op de afgeleide vereisten van alle stakeholders. (b.v. behoeften, verwachtingen en b.v. niet-gecommuniceerd, gecommuniceerd). 

Een stakeholder is een deelnemer van een project die er belang bij heeft en de mogelijkheid heeft om middelen te mobiliseren.

Dit helpt een verschil te maken voor het resultaat van het project. “Stakeholders” zijn mensen of organisaties die belang hebben bij het project. Hun belangen kunnen invloed hebben op het welslagen ervan. 

Gewoonlijk zijn er vier belanghebbenden bij een project betrokken. Je hebt de projectmanager, de klant, en leden van het uitvoerende bedrijf. Er kunnen natuurlijk ook nog andere belanghebbenden bij betrokken zijn.

Als we daarbij degenen rekenen die in de toekomst onze aandacht of middelen kunnen opeisen, wordt de lijst behoorlijk lang. Een belanghebbende kan andere doelstellingen en standpunten hebben. Deze kunnen strijdig zijn met de doelstellingen van een andere belanghebbende.

Elk lid van een projectteam wil dat het project succesvol is. De kans op succes is groter als het project een goede start maakt. Het project beginnen met een relatief kleine hoeveelheid tijd is een goed beginpunt. Deze tijd moet gewijd zijn aan het beoordelen, evalueren, plannen en documenteren van de basisvereisten van de projectstakeholders. Ook hun invloed en impact op het project is van belang.

Het monitoren en herzien van deze informatie gedurende het project kan de soms aangeboren neiging verminderen om alleen te focussen op de vooruitgang. Dit vergetend dat verwachtingen veranderen en dat communicatiegewoonten misschien moeten worden aangepast. Een dominante stakeholder kan je helpen deze problemen op te lossen.

👉🏾 Een korte geschiedenis: Mitchell

Met behulp van het raamwerk van Mitchell en collega’s werden in 1997 belanghebbenden gedefinieerd, hun kenmerken van macht. Ook de legitimiteit en urgentie werd vastgesteld en op basis van de combinatie van deze kenmerken bepaald welke belanghebbenden moeten worden ingeschakeld. Een aanpassing aan een onderzoek context was noodzakelijk voor het raamwerk, dat in een bedrijfscontext was ontwikkeld als stakeholderanalyse.

👉🏾 Waarom is een stakeholderanalyse van belang?

Een analyse van de belanghebbenden kan een strategisch onderdeel zijn van de lancering van een complex project. Je project heeft meer kans van slagen als je in een vroeg stadium zoveel mogelijk belanghebbenden identificeert. Dit kan ook als je je communicatie afstemt op het verkrijgen van goedkeuring en steun van deze belanghebbenden.

Als je rekening houdt met alle verschillende aspecten van een organisatie die betrokken zijn bij of beïnvloed worden door de creatie van een product (financiën, verkoop, ontwerp, inkoop, engineering, marketing, product, boekhouding, klantsucces, enzovoort), wordt het duidelijk waarom stakeholder analyse zo essentieel is voor productmanagers.

Het is belangrijk dat je de verschillende groepen belanghebbenden in je organisatie beheert om het succes van je product te verzekeren. Het identificeren van de belanghebbenden van je product, kan het verschil maken tussen hen die het enthousiasme van je product steunen of het proberen te belemmeren. Dit is mogelijk door middel van een stakeholder analyse.

Hoe maak je een stakeholderanalyse

Er zijn verschillende stakeholderanalyse-oefeningen voor verschillende soorten bedrijven, industrieën, en teams. Nochtans, zijn er sommige nuttige stappen in beide analyses. Hier zijn de stappen die de meeste organisaties nemen bij het analyseren van stakeholders.

1 – De eerste stap is het identificeren van jouw stakeholders.

Maak met je team een lijst van alle mogelijke primaire stakeholders voor je project. Als je deze lijst later moet inkorten, kan dat. Maar in dit vroege stadium wil je geen potentiële primaire stakeholder over het hoofd zien.

2 – De tweede stap zijn de prioriteren nakijken van deze stakeholders.

Na de eerste stap hierboven en het beslissen welke mensen en teams inderdaad belanghebbenden zullen zijn, zou je moeten beginnen hen te categoriseren. Je kan dit doen op basis van hun invloed, belang, en niveau van participatie. Dit kan bijvoorbeeld door een primaire stakeholders en secundaire stakeholders te benoemen.

3 – De derde stap is uit te zoeken hoe te communiceren met en de steun te winnen van elk type stakeholder. 

Het is nu tijd om een strategie uit te stippelen hoe je de blijvende steun van elk van deze stakeholdertypes kunt verdienen. Zodra je je lijst van verschillende typen stakeholders hebt samengesteld kan dat. Enkele vragen die je jezelf zou moeten stellen zijn:

• Wat zijn de motiverende factoren die deze stakeholder verwacht?
• Welke andere prioriteiten hebben zij, naast hun huidige prioriteiten, en hoe kan ons project daarop aansluiten?
• Hoe waarschijnlijk is het dat deze interne stakeholders ons project positief zal beoordelen?
• Zijn er stappen die we kunnen nemen als dat niet het geval is?

Na de ontwikkeling van stakeholderprofielen, ben je klaar om verder te gaan naar de volgende fase van stakeholdermanagement. Het creëren van een stakeholdercommunicatieplan.

4 – Checklist stakeholderanalyse

1. Verschillende Stakeholderanalyseproces moet je inplannen
2. Bepaal de reikwijdte van het project
3. Een lijst van de belangrijkste en gevaarlijke stakeholder moet worden ontwikkeld
4. De instrumenten voor het Stakeholderanalyse moeten worden ontwikkeld
5. Alle informatie moet je registreren
6. Analyseer de veeleisende stakeholder met behulp van de stakeholderanalyse matrix
7. Rangschik het belang en de invloed van de verschillende stakeholders
8. Gebruik alle verzamelde informatie van stakeholderanalyse

Voorbeelden van stakeholderanalyse in het dagelijkse leven

1. Schuldeisers

De schuldeisers van een onderneming kunnen traditionele banken of financiële instellingen zijn. Particuliere beleggers kan je als crediteuren beschouwen indien zij schuldbewijzen en handelspapier van de vennootschap hebben gekocht. 

Aangezien de onderneming hen de kosten van de materialen verschuldigd kan zijn, kunnen de leveranciers van goederen ook crediteuren zijn. In dat opzicht zijn zij allen belanghebbenden bij de vennootschap. Ieder van hen heeft belangstelling bij de financiële draagkracht van de vennootschap. Indien de onderneming failliet gaat, kunnen de schuldeisers het moeilijk hebben om hun geld terug te krijgen. Zij krijgen echter meestal een flinke korting bij de liquidatie van de onderneming, ook al hebben zij het eerste recht na de liquidatie.

2. Werknemers

Andere belangrijke belanghebbenden van het bedrijf zijn de werknemers van het bedrijf. Dit is de groep die de richting van het bedrijf bepaalt en het bedrijf leidt. In ruil voor hun salaris investeren zij hun tijd, kennis en ervaring in het bedrijf dat zij leiden. Je kan ze zeker rekenen in jouw interne stakeholders die meewerken in het goed verlopen van jouw bedrijf organisatie.

De werknemers van het bedrijf zijn verantwoordelijk voor de dagelijkse activiteiten van het bedrijf, met inbegrip van senior managers, mid-level managers, en entry-level werknemers.

Het is belangrijk om te erkennen dat zelfs de stagiaires en part time werknemers die door het bedrijf zijn ingehuurd belanghebbenden zijn.

Dit komt doordat hun werk uiteindelijk invloed heeft op het bedrijf en de organisatie ervan.

Je kan zo een personeelslid meer als discrete stakeholder zien.

3. De Vakbonden

Een werknemersvakbond is een organisatie van de werknemers in de productie-eenheden van een bedrijf. Zij zijn in principe bedoeld om de arbeidswetgeving te beschermen en te voorkomen dat het management een misbruik maakt van hun positie. 

Werknemers in productiebedrijven zijn aan extreme omstandigheden blootgesteld. Zij zijn de hoofdrolspelers in het productieproces. De belangrijkste belanghebbenden van de onderneming zijn dan ook de werknemers en hun verenigingen, namelijk de vakbonden.

Conclusie / Samenvatting

De techniek van de stakeholderanalyse helpt de leden van het projectteam om de verschillende stakeholders inzichtelijk te identificeren die belang hebben bij het project, alsmede de nuances van hun belangen die de projectrisico’s kunnen beïnvloeden. 

Een analyse van de standpunten en maatregelen van belanghebbenden kan helpen bij het blootleggen en verwijderen van barrières in een omgeving waar kantoorpolitiek de vooruitgang van een project vertroebelt.

Volgens deze techniek, zijn de projectleiders verplicht om de belangen van de belangrijkste groepen te identificeren en te steunen. Weten wat de belangen van de belanghebbenden zijn en hoeveel invloed zij zouden kunnen hebben, is een grote troef voor een projectteam. 

Succesvolle projecten kunnen zijn beïnvloed door simpelweg de voor- en tegenstanders van het project te kennen, hun behoeften en invloedniveaus te begrijpen. Het is dan ook goed om het project daarop af te stemmen.