Wat is Process Mining en hoe kan het je bedrijfsprocessen transformeren?

Het succes van een bedrijf is afhankelijk van een aantal factoren. Marketing en sales zijn belanimagegrijke onderdelen, maar het optimaliseren van bedrijfsprocessen is ook essentieel. Dankzij continue innovaties en ontwikkelen is process mining de laatste jaren steeds beter en populairder geworden. 

Process mining geeft bedrijven niet alleen de kans om interne processen te analyseren, maar ook om ze te begrijpen en optimaliseren. In dit artikel duiken we de wereld van process mining in. We leggen de basisprincipes uit, geven voorbeelden en laten zien wat het kan betekenen voor de bedrijfsprocessen van je eigen bedrijf. 

In dit artikel

Wat wordt bedoeld met process mining?

Process mining, het klinkt interessant, maar wat betekent process mining eigenlijk? Simpel gezegd verzamel je met behulp van process mining informatie om bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Tegenwoordig maken bedrijven veelvuldig gebruik van datasystemen. 

Denk bijvoorbeeld aan het systeem dat de orders bijhoudt. Maar ook aan de systemen die levertijden en het aantal gewerkte uren bijhouden. Al die IT-systemen kun je gebruiken om het bedrijfsproces in kaart te brengen.

Dankzij process mining krijg je een beter beeld van deze business processen. Dankzij een zogenaamde event log(s) kun je ontdekken waar de sterke en zwakke punten zitten. Leer welke processen niet efficiënt verlopen en waar zaken niet goed op elkaar aansluiten. 

In het verleden is gebleken dat veel bedrijven aannames doen als het gaat om bedrijfsprocessen. Het personeel heeft bijvoorbeeld het gevoel dat producten te laat geleverd worden omdat de productie traag is. In werkelijkheid kan het probleem heel ergens anders liggen. Process mining neemt de aannames weg en ziet wat er echt mis gaat in het proces. 

Process mining uitgelegd met een voorbeeld

Het is makkelijker om uit te leggen wat process mining is aan de hand van een paar voorbeelden. Laten we beginnen bij een online winkel. Door het implementeren van process mining krijg je een goed beeld van de weg die een artikel aflegt van begin tot eind. 

Van het moment van bestellen tot het afleveren van een product. Elke stap wordt in kaart gebracht waardoor je goede analyse kunt maken en knelpunten op kunt sporen. Misschien is het nodig om onnodige stappen over te slaan of juist toe te voegen. Of misschien is het beter om een bepaalde leverancier af te stoten. Processen verlopen zelden zoals het management denkt. Dat is ook de reden dat process mining zo waardevol is. 

En als bijvoorbeeld blijkt dat het te lang duurt voordat producten zijn ingepakt dan kun je overwegen meer personeel in te zetten. Hierbij nog een aantal manieren waarop bedrijven process mining gebruiken:

• Banken – Dankzij process mining tools kunnen banken onder andere analyseren welke processen ze kunnen automatiseren. Daarnaast kunnen communicatiestromen verbeterd worden met als uiteindelijke doel dat klanten minder lang hoeven te wachten. 
• Klantenservice – De klantervaring kan verbeterd worden door process mining toe te passen op de klantreis. Bij gebruik van een CRM-systeem (Customer Relationship Management) is alle data voor process mining voorhanden. Hiermee kan geanalyseerd worden waar de knelpunten voor de klant liggen. Pas dit zodat klanten vaker tevreden zijn. 
• Online studies – Voor online leerplatforms is het belangrijk dat studenten niet afhaken. Met behulp van process mining kun je achterhalen waarom studenten stoppen met leren. Misschien zijn bepaalde leermodules te lang. Maar het kan ook zijn dat ze hun weg op de website niet weten te vinden. 

Verschillende soorten process mining 

Er zijn 3 soorten process mining die je toe kunt passen. Process discovery, conformance checking en enhancement zijn de manieren waarop je process mining uit kunt voeren. Ze kunnen afzonderlijk worden gebruikt, maar ook opeenvolgend. 

Process discovery

Je kiest voor process discovery als nog niet eerder process mining is gebruikt. Er is nog niet eerder een process model gemaakt en je bent volledig afhankelijk van het analyseren van nieuwe event logs. Een event log geeft alle informatie over acties en gebeurtenissen. Op basis hiervan kan een nieuw process model worden ontwikkeld. 

Conformance checking

Conformance checking wordt gebruik je om te controleren of een verwacht process model ook echt zo werkt als verwacht. Ook hiervoor worden event log gegevens gebruikt. Die worden gebruikt om afwijkingen in het proces waar te nemen en een performance analysis te maken. Op basis van deze gegevens kan het management besluiten om het process model aan te passen. 

Enhancement (verbetering)

Als er bestaande process modellen zijn, dan kunnen die verbeterd worden met behulp van process mining. Hiermee kunnen knelpunten worden geïnventariseerd. Het doel is om de performance te optimaliseren. 

Process mining in 6 stappen

Het process van process mining verloopt in stappen, dit noemen we de workflow mining. Je begint bij het beschrijven van het probleem waar je tegenaan loopt. Heb je alle stappen doorlopen en aanpassingen gedaan dan kun je nogmaals process mining doorlopen. Hiermee kun je het effect van de aanpassingen bekijken. Je kunt dit proces net zolang herhalen, totdat het specifieke bedrijfsproces efficiënt verloopt. 

Stap 1: Probleem vaststellen en plannen

Het goed uitvoeren van process mining staat of valt bij de juiste probleemstelling en goede planning. Geef het probleem helder en duidelijk weer zodat de mensen die ermee aan de slag gaan weten wat ze moeten doen. Het team dat process mining zal uitvoeren bestaat uit proces analisten, data-analisten en IT’ers. 

Stap 2: Data verzamelen met behulp van process mining

Om process mining uit te voeren heb je data nodig. Hiervoor kun je de data van verschillende systemen gebruiken zoals een CRM-systeem. De informatie wordt opgeslagen in event logs. Hierin zijn de volgende zaken opgenomen:

• Case nummer – Een uniek nummer voor een specifieke casus.
• Activiteit – Het stadium waarin de casus zich bevindt.
• Tijdstempel – Het tijdstip waarop een casus door een bepaald stadium ging. 

In veel gevallen kun je hier een CVS-document van maken dat je upload naar de process mining tool. Dit is een van de simpelste manieren. Wil je sneller analyses maken dan kies je voor het gebruik van real-time data. Dit is een complex proces, maar levert wel direct waardevolle resultaten op.

Stap 3: Visualisatie van het proces

Als alle informatie is verzameld is het tijd om er een visueel overzicht van te maken. Afhankelijk van de process mining tool die wordt gebruikt kan dat op verschillende manieren. De analyse kan bijvoorbeeld als heatmap, ladder of in cijfers worden weergegeven. De reden dat er meerdere visualisatie methodes zijn is om te zorgen dat grote hoeveelheden data makkelijker te interpreteren zijn. 

Stap 4: Analyseer het proces

Dan gaan we nu naar het maken van een analyse. In deze fase krijg je antwoord op de belangrijkste vragen die gesteld zijn. Dit zijn een aantal zaken die geanalyseerd kunnen worden:

• Wat zijn de knelpunten?
• Waar wordt het proces vertraagd?
• Welke processen worden vaak overgeslagen?
• Wat heeft invloed op de kosten?
• Hoe succesvol is automation?
• Hoe succesvol is handmatig werk?

Stap 5: Bedenk actiepunten om het business process te verbeteren

Nu de data is verzameld en geanalyseerd is het tijd voor actie. Dit is het moment waarop je gaat bepalen welke stappen gezet moeten worden om het bedrijfsproces te verbeteren. In deze fase wordt nagedacht over mogelijke zaken die geautomatiseerd kunnen worden. Daarnaast worden onderdelen van het proces efficiënter gemaakt of opnieuw ontwikkeld. Dit zijn de belangrijkste punten:

• Ontwikkelen van nieuwe standaarden
• Stroomlijnen van het proces
• Optimaliseren
• Automatiseren

Het doel van de aanpassingen is onder andere om tijd of geld te besparen, maar ook om de kwaliteit te verbeteren en de klanttevredenheid te vergroten. 

Stap 6: Implementeren actiepunten in IT-systemen en evaluatie

Na het vaststellen van de actiepunten is het tijd om ze te implementeren. Na het ontwikkelen van een nieuw proces of aanpassen van het huidige proces kun je weer bij stap 1 beginnen. Hoe effectief de aanpassingen zijn kan opnieuw gemeten worden met process mining. 

Voorspellen van processen

We hebben het tot nu toe alleen gehad over het onderzoeken van het huidige bedrijfsproces. Met process mining is het ook mogelijk om processen te voorspellen. Met de juiste process mining tool kunnen bedrijfsprocessen worden gesimuleerd. Hiermee kan gekeken worden of het verwachte proces ook daadwerkelijk effectief zal zijn. Voor het maken van voorspellingen wordt steeds vaker kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning gebruikt. Dankzij deze technologie kan op grote schaal data worden verwerkt. 

Dankzij deze voorspellingen kan het process al worden verbeterd voordat het geïmplementeerd wordt. Dit levert nog meer kostenbesparing en tijdsbesparing op. “The goal, happy flow, happy path”. 

Gebruik van process mining software

Proces mining wordt steeds vaker ingezet. Dat heeft ervoor gezorgd dat er ook steeds meer process mining software beschikbaar is. Een aantal bekende tools zijn Celonis, Minit en UiPath Process Mining. Maar dit is slechts het topje van de ijsberg. We zetten hier een aantal process mining tools op een rijtje:

Celonis

Celonis is een van de populairste process mining tools. Dankzij de analyses die met behulp van Celonis gemaakt kunnen worden, krijgt men diepgaande inzichten. Met deze tool kunnen inefficiënte processen worden opgespoord. Daarnaast kan de klantervaring worden verbeterd. Celonis heeft zelfs een functie waarmee men kan ontdekken hoe CO₂-uitstoot verminderd kan worden. 

IBM Process Mining

IBM Process Mining is een tool die zowel door analisten als ontwikkelaars gebruikt kan worden. De tool maakt gebruik van AI om informatie te verzamelen en te verwerken. Dankzij deze informatie kan men het werkproces strategisch transformeren. Deze Process tool wordt met name gebruik in de IT-sector en telecom. 

UiPath Process Mining

Deze process mining tool wordt gezien als een van de makkelijkste in gebruik. De tool die gebruikmaakt van AI en robotic process automation kan goede inzichten geven. Het geeft bijvoorbeeld inzicht in de voordelen van automatisering en wat dat betekent voor de workflow en efficiëntie. 

Minit

Minit is een tool die bedrijven helpt bij het analyseren, monitoren en optimaliseren van processen. Dankzij de analyses worden operationele problemen opgespoord. Bovendien laat het zien waar kansen liggen voor een efficiëntere workflow. Minit kan ook simulaties maken zodat de uitkomst van bedrijfsprocessen beter voorspeld kunnen worden. 

Apromore

Apromore helpt je om het verschil tussen perceptie en realiteit te laten zien. Het is heel normaal dat bedrijven aannames doen, maar die zijn vaak niet juist. Dankzij process mining met Apromore haal je de juiste informatie uit de beschikbare data. Het resultaat is een duidelijk overzicht van de knelpunten waardoor de workflow en bedrijfsprocessen op de juiste manier aangepast kunnen worden

Welke tool je ook kiest, let altijd op de volgende punten:

• Gebruiksvriendelijkheid – Kies voor tools die eenvoudig te begrijpen zijn en intuïtief design hebben.
• Verschillende functies – Kies software die alle functies heeft die nodig zijn. Daarbij is te veel functies ook niet handig omdat dit verwarrend kan zijn.
• Datavisualisatie – Elke software tool heeft andere manieren om data visueel te maken. Bedenk goed welke manier het beste past.
• Compatibiliteit – Kies process mining software die aansluit op de IT-systemen en CRM-systemen die al gebruikt worden.
• De prijs – Kies software die binnen het budget van het bedrijf past. 

Het implementeren van process mining en het gebruik van de software is complex. Heb je professionele hulp nodig, kijk dan eens op Sortlist. Hier vind je experts op het gebied van process mining. Zij kunnen je helpen om de process mining op de juiste wijze te implementeren. 

Is process mining het waard?

Eigenlijk kunnen alle bedrijven baat hebben bij process mining. Het zorgt voor verbetering van bedrijfsprocessen en zal uiteindelijk kosten besparen. Afgezien van de tijd en middelen die geïnvesteerd moeten worden zitten er geen nadelen aan. We zetten alle voordelen van process mining voor je op een rijtje:

• Optimalisatie van bedrijfsprocessen – Als bedrijf krijg je inzicht in de bedrijfsprocesen. De analyse van de data helpt om de processen te verbeteren en te stroomlijnen. 
• Snellere besluitvorming – Met process mining kan realtime-informatie worden vergaard. Hierdoor kunnen sneller beslissingen genomen worden op basis van de juiste informatie.
• Risicobeheer – Het helpt bij het identificeren risico’s, waardoor organisaties zich beter kunnen aanpassen aan regelgeving.
• Kostenbesparing – Efficiëntere processen leiden vaak tot lagere operationele kosten.
• Verbeterde klanttevredenheid – Het identificeren en oplossen van knelpunten resulteert in een betere klantervaring.

Process mining versus data mining

Men denkt vaak dat data mining en process mining hetzelfde is. Beide zijn business intelligence waarmee belangrijke informatie uit big data kan worden verwerkt. Maar beide hebben een ander doel. 

Process mining maakt gebruik van data mining voor business process management. Aspecten uit data mining en data science worden gebruikt voor de process analyse en optimalisatie. Dankzij de event logs uit bijvoorbeeld ERP en CRM systemen kan men een analyse opstellen om de workflow binnen het bedrijf te verbeteren. Hiermee worden inefficiënte processen en knelpunten weggenomen. 

Data mining is een breder begrip. Het richt zich op het ontdekken van patronen, trends en connecties in big data. Hiervoor worden verschillende technieken gebruikt zoals robotic process automation, AI en machine learning. Het doel hiervan is om voorspellingen te doen. Data mining wordt veel gebruikt in marketing, de financiële sector en gezondheidszorg. 

Veelgestelde vragen over process mining

Wat is de process mining betekenis?

Process mining is technologie voor het analyseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen. Met process mining wordt big data uit event logs verzameld die gebruikt worden om het bedrijfsproces te analyseren. Process mining maakt het mogelijk om met gelogde data  knelpunten, fouten en inefficiënte processen ontdekken. 

Wat is process mining software?

Om process mining toe te kunnen passen is software nodig omdat grote hoeveelheden data verwerkt moeten worden. Dankzij software is het mogelijk om die informatie snel en efficiënt te verwerken. Celonis, IBM Process Mining en Minit zijn een aantal voorbeelden. 

Waarvoor wordt process mining technologie gebruikt?

Het doel van het gebruik van process mining is het vinden van knelpunten in het bedrijfsproces. Dat kan onder andere gaan om plekken in het proces waar vertraging optreed, maar ook om plekken die inefficiënt zijn of veel geld kosten.