Hoe onderhoud je een goede relatie met jouw marketingbureau?

Een goede relatie opbouwen vraagt de nodige aandacht. We ervaren allemaal  ups en downs op vlak van vriendschappen, afspraakjes of huwelijken. Een ander type relatie waarin het investeren de moeite waard is , is die tussen een klant en een marketingbureau. Het aanbod aan marketingbureaus is zo groot en iedereen wilt die ene juiste vinden waar alles goed bij verloopt. In dit artikel bespreken we 6 belangrijk tips om een goede relatie met jouw marketingbureau op te bouwen én te onderhouden. 

In dit artikel

 Ga voor een lange termijn relatie

Een relatie zal nooit slagen wanneer beide partijen niet voldoende betrokken zijn. Na een grondige selectie- en sollicitatieprocedure, moet jouw team voldoende vertrouwen hebben in je keuze en in de capaciteiten van jouw nieuwe marketingbureau.

Om zover te komen, moet je de juiste vragen stellen bij het vergelijken van de kandidaten van jouw bureau: 

1. Verzoek om met de eigenaar van het bureau te spreken.
   
2. Maak kennis met je projectmanager; het is belangrijk om dagelijks in contact te zijn met de persoon waarmee je vaker zal samenwerken.
   
3. Toon interesse in de andere belangrijke teamleden en vraag naar hun ervaringen.
   
4. Zorg ervoor dat het marketingbureau niche-ervaring heeft in jouw branche, belangrijke partnerships of ander werk dat zij in jouw sector hebben gedaan.
   
5. Krijg meetbare resultaten van de huidige of vroegere klanten van het marketingbureau binnen jouw sector.

Kwalitatieve bureaus houden zich doorgaans niet bezig met kleine, tijdelijke of eenmalige projecten. Ze willen langdurige betrokkenheid en willen ook bijdragen aan jouw succes.

Bouw vertrouwen op

Wanneer je een klant wordt, vergeet niet dat je als verantwoordelijke binnen je organisatie het laatste woord hebt. Jouw team heeft vertrouwen in jou om de relatie met de marketingbureaus te begeleiden en belangrijke beslissingen te nemen. Reken erop dat jouw bureau je niet in de verkeerde richting zal sturen. Wanneer je problemen hebt met de overgang, bel dan naar je marketingbureau. Ze hebben het al honderden keren gedaan. Heb vertrouwen in hun werkwijze en capaciteiten. Onthoud alle redenen waarom je voor hen hebt gekozen: ze hebben een geweldig team waar jij van houdt, ze zijn experts in de industrie en leveren goede resultaten. De overgang naar “klant” is niet altijd even gemakkelijk. Het is meer dan zomaar een beslissing: het is een nieuwe mentaliteit met de vereisten dat jouw team het perspectief en de verantwoordelijkheid verandert. 

Wees zo open mogelijk 

Wees zo transparant mogelijk en wacht niet te lang met het verstrekken van belangrijke informatie. Jouw relatie zal effectiever zijn als er aan beide kanten vertrouwen en openheid is. Een bureau moet kunnen zien waar je staat en waar je bent geweest om je, in de juiste richting, verder te helpen. Durf te vertellen waarin je gefaald hebt en waar je succes in hebt gehad.

Hang de vuile was buiten, want marketingbureaus houden niet van verrassingen. Een schandaal, spanning binnen het management, vervelende geruchten? Laat het hen weten! Je kunt de bureaus vertrouwen om je geheimen te bewaren; beter nog, ze kunnen je helpen om je obstakels te overwinnen. Beschouw een agency als volwaardige partner en wees zo transparant mogelijk. Als ze weten waar je uitdagingen liggen, zelfs buiten een specifiek project, kunnen ze veel gerichter en op langere termijn met je meedenken. Vaak verrassen ze zelfs en kunnen ze impact hebben die verder gaat dan je oorspronkelijk misschien dacht. Langs de andere kant is het zo ook voor een agency veel duidelijker binnen welk kader ze kunnen bewegen.

Management ontmoeten 

Laat minstens één leidinggevende deelnemen aan de screening en interview. Leidinggevenden hoeven niet elke week te bellen, maar ze moeten wel weten dat het marketingbureau bestaat en ze moeten zich bewust zijn van wat ze moeten doen om algemene bedrijfsdoelstellingen van jouw bedrijf te ondersteunen.

Hoewel je goede relaties wilt hebben met de C-level is permanente begeleider niet  nodig.

Succesvolle managers van de agency kunnen micromanagement van bovenaf voorkomen door ervoor te zorgen dat de leidinggevenden op voorhand de organisatie begrijpen. Door de leiding comfortabel te maken aan het marketingbureau en vertrouwen te hebben in je managementvaardigheden, zal de noodzaak om voortdurend te zoeken naar goedkeuring verminderen, zodat jij de eindbeslissingen kunt nemen.

Conflicten? Zolang je maar bijleert

Conflicten zijn onvermijdelijk. Sommige fouten, zoals: deadlines niet respecteren, zijn onvergeeflijk, maar de meeste andere kunnen worden opgelost.

Soms kunnen kleine fouten en spanningen langzaam opstapelen en een hoogtepunt bereiken tijdens  (levendige) discussies. Je zou zeker niet het eerste bedrijf zijn dat ruzie maakt met hun marketingbureau. Conflicten tussen een marketingbureau en een klant is normaal, maar dit betekent niet dat de relatie moet worden verbroken. Ervaren bureaus zullen in staat zijn om te flexen rond een fout en die te corrigeren. Zodoende wordt de dynamiek van het team veranderd om beter te voldoen aan jouw verwachtingen en werkstijl. De meeste meningsverschillen zijn 100% op te lossen wanneer de hoofden kalm en verstandig handelen. Je hebt een bureau gekozen voor een reden, dus gooi alles niet te snel weg en probeer opnieuw.

Respecteer de ruimte en meningen van anderen

Wanneer je ervaring hebt binnen een bepaalde sector, ben je zonder twijfel een deskundige. Net zoals jou marketingbureau een expert is binnen zijn vak. Elke partij heeft zijn sterke punten en moet de ervaring van de ander respecteren. Dit onderscheid kan verwarrend zijn wanneer er sprake is van een gedeeltelijke uitbesteding, waarbij bijvoorbeeld de opdrachtgever de uitvoering van het ontwerp thuis in stand houdt.

Verlicht potentiële spanningen en conflicten door de rollen in de eerste lijn duidelijk te bepalen. Ook middelen zoals stijlgidsen zullen helpen om iedereen op dezelfde pagina te houden en de consistentie van het merk in de deliverables te behouden.

Geef jouw bureau de tijd om zich te vormden rond jouw bedrijf. Een marketingbureau hoeft geen expert te zijn in jouw vakgebied, maar moet wel in staat zijn snel kennis te maken met jouw branche en jouw producten, diensten en markt. Uiteindelijk, een beetje advies vragen en krijgen van beide partijen kan nooit geen kwaad. 

Behandel jouw bureau  als een potentiële werknemer

Kies voor dezelfde aanpak bij het inhuren van een marketingbureau als bij het inhuren van een potentiële werknemer. Waarom? Wanneer een medewerker wordt aangenomen, worden de kandidaten niet alleen geselecteerd op basis van inkomsten, maar worden ze ook geanalyseerd om te bepalen of ze passen bij de cultuur van hun organisatie. Dezelfde regels zouden moeten gelden bij het zoeken naar een bureau. Wanneer een bureau niet dezelfde waarden deelt als jou is de kans groot dat de samenwerking wat stroever zal verlopen. Hou daar dus rekening mee.

Kortom: Neem je tijd en weet wat je zoekt in een agency

Een marketingbureau vinden is zeker niet gemakkelijk en al helemaal niet om de juiste te vinden die bij de identiteit van je bedrijf past. Gelukkig bestaan er vandaag tools die je hiermee kunnen helpen. Een goede relatie opbouwen met een bureau kan lang duren.  Eens een relatie begonnen is, kan dit het begin zijn van vele goede realisaties. Neem de tijd en volg je buikgevoel, maar vergeet niet om de punten die hierboven zijn genoemd in overweging te nemen. Hou je gedachten erbij en blijf gefocust. Wanneer je al deze elementen combineert, ben je een stap dichterbij om dat ene bureau te vinden.