Persmap: de volledige gids!

Voor bedrijven die hun merk en producten willen promoten door aandacht van de media te krijgen, kan het ontwerpen van een persmap een winnende strategie zijn. Zo een kit samenstellen kost echter tijd. Je neemt er best zoveel mogelijk relevante informatie over je bedrijf in op. Zo wek je de belangstelling van journalisten en zorg je voor een betere media-aandacht.

In dit artikel leggen we uit wat een persmap is, waarom je het zou gebruiken en hoe je er een maakt.

Daarnaast kunnen we je ook adviseren over de beste persrelatiebureaus.

In dit artikel

Wat is een persmap?

Een persmap is een document waarin de informatie uit een persbericht of persconferentie nader wordt toegelicht.

Het bevat gewoonlijk belangrijke informatie over :

• Het bedrijf (naam, werkterrein, doelstellingen, enz.) ;
• Het product (kenmerken, voordelen, enz.);
• De campagne (doel, doelstellingen, enz.).

Het is wel belangrijk om te weten dat het persdossier niet alleen informatie herhaalt die al is vrijgegeven. Het zal dieper ingaan op de zaak en aanvullende informatie verschaffen die nog niet eerder openbaar is gemaakt.

Dat terwijl het persbericht zeer beknopt is. Het kan slechts een beperkte hoeveelheid informatie bevatten. Een persdossier biedt je de mogelijkheid verder te gaan en geeft het de bedrijven meer ruimte.

Verder concentreert een persconferentie zich op één belangrijk item, terwijl je met een persmap in één document verschillende onderwerpen behandelen die verband houden met het nieuws van een bedrijf.

Laten we nu even een kijkje nemen naar onze complete gids voor een persmap!

De belangrijkste doelstellingen van een persmap

Een persmap geeft de belangrijkste informatie over een organisatie weer.

• Geschiedenis
• Doelstellingen
• Producten en diensten
• Getuigenissen van klanten
• …

In tegenstelling tot andere marketingmethoden, zoals online content publiceren, zal het perspakket specifieker moeten zijn wat de inhoud betreft.

Dat betekent dat de verstrekte informatie moet worden afgestemd op de behoeften van de journalisten. Bepaalde aspecten van je bedrijf zullen hen waarschijnlijk meer interesseren dan andere.

Het fungeert ook als een promotor voor je merk en je activiteiten. Wanneer je je bedrijf net hebt gelanceerd of een nieuw product of een nieuwe dienst op de markt brengt, moet je zorgen voor zichtbaarheid en opwinding.

Een persartikel gewijd aan jouw merk of product kan aanzienlijke publiciteit genereren. Het versturen van een persbericht naar journalisten, in combinatie met een complete perskit, kan een winnende strategie zijn. Een persrelatiebureau kan jou daarbij helpen.

Bovendien bespaart een up-to-date persmap ook tijd. Als een journalist een artikel over je bedrijf wil schrijven, kun je hem snel informatie over jou geven.

Waarom een persmap maken?

Heeft de persmap al zijn interesse verloren?

Door het internet is alle informatie over een groep, een product of een campagne online beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk. De vraag is of het met de ontwikkeling van de digitale technologie nog wel de moeite waard om in een persmap te investeren.

Het daarop antwoord is ja. Laten we eens kijken waarom het maken van een persmap nog steeds zin heeft:

Om het merkimago te controleren

Je persmap biedt je het voordeel dat je je bedrijf kunt presenteren zoals je dat wenst. Jij bepaalt het beeld dat je wilt geven. Wanneer de informatie onvolledig is, of dat nu op een website is of in een persbericht, kunnen de media en het grote publiek dat verkeerd interpreteren.

Een persmap daarentegen is een instrument waarmee je boodschappen diepgaand kunt uitwerken en nauwkeurig kunt zijn. Dankzij deze diepgang kun je je merkimago beschermen door volledig en transparant te zijn in de informatie die je verstrekt. Het doel is om een “qui pro quo” met betrekking tot je merk te vermijden.

Daarnaast kan een persmap extra foto’s en video’s bevatten ter ondersteuning van je teksten. Deze multimedia worden verzonden zodat journalisten ze kunnen gebruiken voor hun artikels. Op die manier kan je als bedrijf de beelden die het publiek te zien krijgt, controleren.

Om loyaliteit op te bouwen en meer klanten aan te trekken

Klanten op de hoogte houden van je merk is essentieel om het vertrouwen van de klant op te bouwen. Het is om die reden dat je een persmap opstelt die je op je website beschikbaar stelt. Dat toont dat je transparant bent.

Ook om potentiële klanten te laten weten wat je merk doet, hoe het werkt, wat de waarden zijn of welke ervaring je in je vakgebied hebt, kan een persdossier een uitstekende bron van informatie zijn.

Om tijd te besparen

Wanneer de pers je in de schijnwerpers wil zetten, kun je met een persmap journalisten snel alle informatie geven die ze nodig hebben.

Waarom zou de pers je willen publiceren? Dat kan om verschillende redenen waaronder:

• Goede financiële resultaten behaald
• Lancering nieuw product,
• Steunen van een goed doel
• …

Wat het onderwerp ook mag zijn, een persmap zal je tijd besparen. En bovenal mijd je de druk van content en informatie te leveren op het moment dat de pers over je bericht. Better be prepared!

Zorg daarom altijd voor een bijgewerkte persmap. Dat is noodzakelijk voor het geval dat een journalist aan je deur komt om een verhaal over je te schrijven.

De redenen om een persmap op te stellen samengevat:

Het is waar dat de komst van het internet informatie veel toegankelijker heeft gemaakt dan vroeger. Journalisten kunnen nu zelf uitzoeken wat ze nodig hebben door rechtstreeks op het web te zoeken.

Dat betekent niet dat de opstelling van een persmap moet worden verwaarloosd. Een dergelijk document is namelijk bevorderlijk voor je professionalisme en je merkimago.

Het laat zien dat je rekening houdt met de behoeften van journalisten. Door hen een dossier van A tot Z te geven, maak je hun werk gemakkelijker. Je bespaart hen het zoeken naar de informatie die ze nodig hebben.

Hoe maak je een persmap?

Er zijn verschillende stappen te volgen om een goede persmap te schrijven.

Bepaal de doelstellingen van het persdossier

Alvorens je persmap te schrijven, is het belangrijk te beginnen met het bepalen van de doelstellingen die u wilt bereiken. Dit zal u helpen bij de keuze van de inhoud die in je kit zal worden gepresenteerd.

Hier zijn enkele voorbeelden van doelstellingen die u zichzelf kunt stellen:

• Merkbekendheid vergroten.
• Nieuw bedrijf voorstellen.
• Nieuw product, dienst of evenement promoten
• Marketing campagne opstarten

Schrijf een sterke titel

De titel is een van de belangrijkste elementen van het perspakket. Het kan direct de belangstelling en nieuwsgierigheid van de journalist wekken, of hem juist ontmoedigen het document te lezen. De titel moet dus duidelijk zijn en de inhoud beknopt weergeven, zonder alles te verklappen.

De ideale titel is…

⛳Kort.
🤧Pakkend, aangrijpend of ontroerend.
🚀Duidelijk en expliciet.
✨Eerlijk en in lijn met de realiteit van de zaak.

Ontwerp een voorblad dat tot lezen aanzet

De moeite en tijd die een bedrijf in een persmap steekt, is te zien en te voelen aan de voorpagina. Het is dus uiterst belangrijk dat je het voorblad voorziet van een sprekend design dat enkele essentiële elementen bevat, namelijk:

• De titel van het dossier
• Het bedrijfslogo
• De naam van het bedrijf, de campagne of het evenement
• De datum (in het geval van een evenement)
• Een afbeelding die je evenement of project uitlegt
• Kleuren en lettertypes die passen bij de geest van het bedrijf

Maak een koptekst voor de pagina’s van het dossier

De omslag en de pagina’s van je persmap moeten overeenkomen met de ontwerpcodes, kleuren en lettertypes die door je bedrijf worden gebruikt. Bovendien moeten de bladen van het document een specifieke koptekst hebben.

Belangrijke elementen in de koptekst:

• Bedrijfsnaam
• Snel contact nummer;
• E-mail adres van je bedrijf;
• Postadres van het hoofdkantoor
• Website of blog URL

Om ervoor te zorgen dat de lezer het dossier wil lezen, moet het geordend zijn en een duidelijk schema volgen. Hoewel een samenvatting is niet verplicht in een perspakket, wordt het sterk aanbevolen. Zo kan de lezer de verschillende delen van het document onmiddellijk herkennen.

Het stelt de journalist ook in staat zijn weg te vinden en rechtstreeks naar de delen te gaan die hij wil lezen.

Schrijf een duidelijke en expliciete inleiding

De inleiding, die de samenvatting van je persmap is, geef je best extra aandacht. Daarin geef je aan welk onderwerp in welk deel van het dossier uitgewerkt is.

In dit deel van je document kun je je project, je evenement of je bedrijf kort voorstellen. Geef vervolgens de volgorde en het doel van je document aan. Vermeld tenslotte enkele sterke punten van je zaak.

Let erop dat de inleiding gericht moet zijn op de doelstellingen die je vóór het schrijven hebt vastgelegd.

Vertel het verhaal van je bedrijf

Storytelling staat bekend als een van de beste marketing wapens die je kunt gebruiken.

Vertel je lezer meer over de oprichting van je bedrijf, de gebeurtenis die het ontstaan teweeg bracht, wie met het idee kwam…

Door het ontstaan van een bedrijf te presenteren aan de hand van de visie van zijn stichter, kun je de aandacht vestigen op het menselijke aspect van je bedrijf en zo empathie opwekken bij de lezer.

Het gaat erom transparant te zijn en te laten zien dat er echte mensen achter het bedrijf schuilen.

Stel je onderneming voor

In de presentatie van het bedrijf is het belangrijk alle belangrijke informatie en gegevens te vermelden:

• Locatie van het hoofdkantoor van de onderneming
• Aantal winkels of kantoren
• Aard van de verkochte producten of diensten
• Aantal werknemers
• Namen van het topmanagement
• Aantal klanten
• Expliciete namen van opmerkelijke klanten
• Doelstellingen van een evenement (in het geval dat plaatsvindt)
• Sponsors en partners van het evenement

Dit gedeelte mag niet te lang zijn. Hooguit 2 pagina’s lang.

Het is niet de bedoeling het bestand met tekst te vullen, maar om kerngegevens te verstrekken zodat journalisten die snel kunnen kopiëren om te gebruiken in hun artikels.

Voeg belangrijke statistieken toe

Statistieken zijn belangrijk omdat ze helpen de relevantie en het professionalisme van je bedrijf aan te tonen. Voor een betere zichtbaarheid van dit gedeelte plaats je het best in het midden of bovenaan het document.

Het is ook aangeraden om de cijfers vergezeld te laten gaan van grafieken.

Zo kan bijvoorbeeld de toename van het aantal bezoeken aan de website in de loop der jaren worden weergegeven in de vorm van een grafiek.

Stel je product voor

Beschrijf het product op een eenvoudige en welsprekende manier, met vermelding van zijn prijs, gebruikswijze, inbegrepen diensten, enzovoort.

Het is mogelijk dat doorheen de tijd en naarmate het merk evolueert, de prijzen van producten of diensten zullen wijzigen. Daarom is het noodzakelijk om de informatie in de persmap regelmatig te herzien en zo nodig bij te werken.

Biografieën van teamleden toevoegen

Om waarde aan het merk toe te voegen, is het belangrijk de vaardigheden en bekwaamheden van de voor het merk verantwoordelijke personen te presenteren. Dat kan door korte biografieën en professionele portretten van de oprichter, voorzitter of directeur van de onderneming te schrijven.

Beschrijf daarbij duidelijk de bijdragen van deze persoonlijkheden aan de evolutie van het bedrijf, aan de creatie van een nieuw product, of aan de organisatie van een evenement.

Bereid de pagina met contactgegevens voor

Een volgend belangrijk element is het journalisten gemakkelijk maken om contact met jou op te nemen. Als ze besluiten een artikel over je bedrijf te schrijven, is het van essentieel belang al je contactgegevens te vermelden.

Wanneer een journalist een artikel schrijft over je bedrijf, of een van je producten, kan het zijn dat hij aanvullende informatie nodig heeft. Daarom nemen ze misschien contact met jou op.

Naast het vermelden van alle contactgegevens van het bedrijf is het van essentieel belang het contact te vermelden van een specifieke manager die gesprekken kan regelen of aanvullende informatie kan verstrekken.

Voeg geschikte afbeeldingen toe om het persdossier te illustreren

Vervolgens is het voor een overtuigend perspakket van essentieel belang er professionele foto’s in op te nemen die het team, de producten en de diensten van het bedrijf laten zien. Je foto’s moeten scherp en goed belicht zijn, want ze zullen het merkimago van je bedrijf versterken.

Ze geven je persmap ook meer persoonlijkheid.

Hoe maak je een persmap?

Veel persmappen worden ontworpen zonder dat ze ooit de aandacht van journalisten te trekken. Om de belangstelling van de media te wekken, moet je persmap opvallen, niet alleen door de woordkeuze en de schrijfstijl, maar ook door de algemene presentatie.

Om je perspakket te optimaliseren, is het dus belangrijk het zoveel mogelijk te personaliseren. De keuze van de lay-out moet origineel zijn.

Denk daarbij aan de volgende elementen:

• Gebruikte kleuren
• Contrasten,
• Lettertypes,
• Beelden,
• Gebruikte papiersoort

Lees ons artikel over grafisch ontwerp om meer te weten te komen.

Persmap samengevat,

Uiteindelijk is de vraag die je altijd in gedachten moet houden bij het samenstellen van je persmap:

“Maakt mijn persmap het leven gemakkelijker voor de journalist die over mijn bedrijf wil schrijven?

Als je dat in gedachten houdt, kun je weten welke elementen en informatie je in je dossier moet opnemen om je kansen om in de pers te verschijnen te vergroten.

Wat maakt een goed perspakket?

Een goed perspakket zorgt ervoor dat journalisten het willen blijven doorkijken en het document willen bewaren. Allereest is het belangrijk dat het aangenaam is om te lezen, met een duidelijke opzet en een goed gestructureerde samenvatting. Zo kan de lezer meteen naar de punten gaan die hem meer interesseren dan andere.

Een goed perspakket heeft een lengte die ligt tussen de 5 en 10 pagina’s. Bedenk daarnaast dat de kwaliteit van het document niet afhangt van de hoeveelheid woorden of beelden die het bevat. In de eerste plaats is het het resultaat van de opmaak, kwaliteit en relevantie van de teksten.

Om het document expliciet te maken, vermeldt u “perskit” op de voorpagina en vermeldt je je bedrijfsnaam en logo.

Conclusie: verhoog je visibilliteit met een volledige persmap

Om te beginnen is het voor een bedrijf van essentieel belang om zijn persmap up-to-date te houden. Als de onderneming veel veranderingen ondergaat, nieuwe producten aflevert en nieuwe resultaten boekt, is het noodzakelijk om zijn persmap bij te werken.

Je persmap moet regelmatig worden herzien en bijgewerkt om ervoor te zorgen dat de informatie in de kit correct is.

Bovendien, als er één ding is om te onthouden bij het ontwerpen van een persmap, is het dat deze zo volledig mogelijk moet zijn. De reden is eenvoudig: om het werk van journalisten te vergemakkelijken.

Verder is het belangrijk om te onthouden dat journalisten het druk hebben. Ze beschikken over weinig tijd om content te produceren. Daardoor kan je stellen dat hoe vollediger je dossier is, hoe gemakkelijker het voor de journalisten zal zijn om een artikel te schrijven. Met als conclusie een grotere kans dat je persaandacht krijgt.

Als je nog verder wil gaan, kun je onze volledige gids over public relations online raadplegen.