Gemak dient de mens: de CRM app – Een onmisbare tool
5,00/5Langzaam aan laten we de pc steeds vaker links liggen. We gebruiken onze telefoon meer en meer en zelfs voor de zaak wordt je telefoon al lang niet meer gebruikt om alleen te bellen of een email te versturen onderweg. Ook CRM systemen zijn nu vanaf je telefoon te bereiken. Even snel een klant opzoeken, een order controleren of een factuur sturen. Het kan met een CRM app! We zullen je de voordelen en eventuele nadelen toelichten en je precies uitleggen waarom jij vandaag nog een CRM app moet gebruiken.
Alles, altijd en overal bij de hand
Dat CRM software enorm belangrijk is voor jouw bedrijf dat wist je waarschijnlijk al. Vrijwel elk bedrijf werkt al met een CRM of een soortgelijk systeem waarmee klanten en bestellingen worden bijgehouden. Dit kan zelfs al een simpele excel file zijn. De kracht van een CRM is de laatste decennia al bewezen, maar de technologie gaat vooruit en ook een CRM systeem, hoe simpel of uitgebreid dan ook, moet met zijn tijd mee. Weet je nog niet wat CRM is? Dit staat voor Customer Relationship Management. Je kunt het zien als een grote database waarin je jouw bestellingen maar ook klantenrelatie vastlegt.
Jarenlang hebben we met een desktop versie van een CRM tool gewerkt. Dit betekende dat je na een sales afspraak je laptop moest openklappen en je verslagen uit moest tikken, een tijdrovend proces. Met de komst van CRM apps is die tijd (bijna) voorbij. Laten we eens in de wereld van CRM apps duiken en zien hoe deze kleine programma’s jouw leven kunnen vergemakkelijken.
De voordelen van een CRM app
Er zijn er genoeg te noemen maar we zullen de meest interessante voordelen er even voor je uitpikken.
Nog maar een device nodig
Door een CRM app te gebruiken hoef je eigenlijk niet meer op pad te gaan met een laptop, tablet en je telefoon om je administratie bij te houden. Zoals elke mobiele applicatie werken deze apps op je telefoon en/of tablet.Dat betekent dus dat je met maar een toestel al je adressen en bestellingen bij de hand hebt. Vanuit de app kun je bovendien gelijk contact opnemen met een ieder je in je klantenbestand staat. Deze apps werken vrijwel altijd met andere apps zoals Outlook, Whatsapp en je kalender. Ideaal toch?
Vaak gratis
Veel CRM tools zijn gratis te gebruiken. Zeker als je al een desktopversie van een CRM systeem hebt is de app slechts een paar tikken verwijderd. Ook als je nog geen CRM tool gebruikt kun je beginnen met een gratis app. Deze zal je op weg helpen en al een mooie database voor je aan kunnen leggen. Sommige wat meer specifieke taken zoals business automation of lead scoring informatie zul je niet bij elke gratis CRM app terugvinden.
Er zijn genoeg gratis voorbeelden van een CRM systeem te vinden. De meest bekende is misschien wel Hubspot CRM of Zoho CRM. Dit zijn ook gelijk de meest uitgebreide CRM software bedrijven die je op de markt kunt vinden. Zowel Hubspot als Zoho zijn wat ons betreft de beste gratis oplossingen als je op zoek bent naar een goed werkende CRM app met een hoop mogelijkheden.
Georganiseerd zonder gedoe
Juist met een CRM app wordt je (business) leven makkelijker. Hoewel veel mensen denken dat een CRM app alleen maar administratieve rompslomp met zich mee brengt, zal je zeker merken dat je sneller op de hoogte bent van de laatste statussen. Niet meer zoeken naar een speld in een hooiberg tussen die 35 e-mails, niet meer wisselen tussen schermen of een telefoonnummer of email overtypen. Met een goede CRM app doe je alles binnen hetzelfde scherm.
Natuurlijk moet je jezelf wel aanleren om de de laatste informatie noteren maar dat heb je bij een desktop CRM systeem ook al. Een ander voordeel dat hier gelijk bij past is dat je jouw klanten kunt segmenteren. Op basis van specifieke criteria kun je jouw klanten onderverdelen en zelfs targetten. Je kunt hierbij denken aan selecties op basis van bijvoorbeeld locatie, bedrijfsgrootte of fase van een deal.
Vergeten is verleden tijd
Een CRM houdt al je activiteiten bij. Zo weet je wanneer je contact moet opnemen met specifieke prospects of wanneer je een follow-up email moet versturen. Door de automatische koppeling met je agenda vergeet je geen enkele afspraak en hou je ook tijd over om op tijd je e-mail te versturen.
Automatische rapportages
Als er ook maar iets is waar vrijwel iedereen een hekel aan heeft, is dat wel het maken van rapportages. Jaarlijks worden er dagen of misschien wel weken gespendeerd aan het maken van verkooprapportages die misschien wel niet eens gelezen worden. Een andere reden om een goede CRM te gaan gebruiken is dan misschien ook wel omdat je rapportages automatisch gemaakt worden. Je hebt real time inzicht in de statussen van je prospects maar ook andere informatie is ruimschoots beschikbaar. Misschien dat het aflezen van deze rapporten is misschien nog niet optimaal is op je mobiele telefoon, het creëren van deze pakketten is erg gemakkelijk gedaan vanaf je mobiele apparaat in een CRM app.
Een oplossing voor alle medewerkers
CRM tools staan erom bekend dat ze tegelijkertijd door meerdere mensen en afdelingen gebruikt kunnen worden. Behalve marketing automation zal je app ook de klantenservice helpen, de effectiviteit van een sales team vergroten of business analisten assisteren. Elke afdelingen heeft z’n eigen dashboard en eigen rechten. De informatie wordt duidelijk weergegeven en is zowel je mobiele telefoon als desktop beschikbaar.
Verhoog je productiviteit
Met name omdat je nog maar één systeem gebruikt om al je informatie in te verwerken, contacten raadplegen en emails versturen, word je veel productiever. Geen langzaam werkende laptop, Excel dat even niet meewerkt of internet problemen. De CRM software van deze tijd werkt zowel online als offline. Denk alleen al eens aan hoeveel tijd je kwijt bent aan het opstarten van je pc. Zelfs als je even geparkeerd staat moet je eerst je laptop pakken, openklappen, dan nog opstarten. Je telefoon gebruik je toch al de hele dag, waarom dan niet ook je CRM app?
Interne communicatie via één kanaal
Teamwork krijgt met CRM systemen een heel andere betekenis. Niet alleen worden alle contacten vastgelegd, je kunt ook bestanden, offertes en rapporten heel makkelijk met elkaar delen. Zelfs een kleine felicitatie of even socializen kan gewoon op je telefoon met een CRM app zoals Capsule CRM.
Zijn er dan echt geen nadelen?
Het ziet er hierboven natuurlijk allemaal best rooskleurig uit en we moeten toegeven, een CRM app is toch echt wel een toevoeging aan je werkleven. Toch zal niet iedereen direct kunnen wennen aan opnieuw een systeem om je contacten, afspraken en rapporten in te creëren.
Hoewel een CRM app feitelijk niets meer is dan een mobiele versie van het CRM systeem dat je eigenlijk al gebruikt werkt het altijd net even anders en is in sommige programma’s de navigatie nog niet helemaal optimaal.
Gratis, maar niet altijd
Natuurlijk, als je al een desktop CRM systeem gebruikt, krijg je de CRM app er vaak wel gratis bij. Mocht je nu nog met een orderboek werken of met excel bestanden dan zul je zien dat er nog best wel eens kosten in rekening gebracht kunnen worden als je voor elke gebruiker een pakket moet afsluiten. Dit zijn maandelijkse of jaarlijkse abonnementen die vaak op voorhand al betaald moeten worden. Als startend bedrijf kan dit al best in de kosten lopen voordat er ook maar een sale is binnengekomen.
Nog meer technologie
De wat jeugdige gebruikers zullen geen enkele moeite hebben om weer een app te installeren en te gaan gebruiken. Toch zullen de al wat oudere salestigers en klantenservice medewerkers dit zien als extra ballast in hun toch al drukke bestaan. We proberen hier niet te generaliseren maar merken toch dat de adoptie tijd bij 45+ collega’s net iets langer duurt.
Kleine schermen
Dit klinkt misschien als een binnentikker maar met kleine invulvelden op een klein scherm kan het nog wel eens lastig zijn om een hele lap tekst te verwerken. Ook om een database te gaan aanleggen vanaf je mobiele telefoon is misschien niet direct de juiste aanpak. Zeker in het begin zul je toch echt nog wel even je laptop of pc er bij moeten pakken om je CRM systeem op te bouwen.
Third Party apps
Elke CRM werkt samen met andere applicatiesom je volgens hen de beste gebruikservaring te geven.
Dit kan echter ook compatibiliteitsproblemen geven. Als Hubspot bijvoorbeeld met Google werkt en alle office programma’s van Google gebruikt, zal het aanpassen zijn als jij net je Microsoft 365 abonnement hebt verlengt. Juist omdat het altijd even zoeken en met name testen is naar de juiste CRM, zul je rekening moeten houden met de third party applicatiesdie deze CRM systemen gebruiken.
Waar moet je opletten bij het aanschaffen van een CRM app?
Bij het aankopen van een CRM systeem krijg je meestal eerst een maand proeftijd. Zo kunnen jij en je teamleden kijken of je de functionaliteit en vormgeving van de CRM app je een beetje liggen. We raden je aan om met een instapabonnement te beginnen maar om ook zeker rekening te houden met de toekomstplannen van je bedrijf. Kijk ook eens goed of je extra moet betalen voor extra eigenschappen zoals bijvoorbeeld een chatfunctie tussen collega’s of implementatie met een mailserver.
Test niet alleen zelf maar vraag verschillende mensen van verschillende afdelingen naar hun mening. Wat goed werkt voor sales kan misschien een drama zijn voor je klantenservice afdeling of andersom. Let er ook goed op dat je één en ander goed afstemt met je boekhouder. Vele CRM systemen hebben een automatisch facturatiesysteem maar de facturen moeten natuurlijk ook wel correct zijn.
Conclusie: Stap over op een CRM app!
Je hebt hierboven de plussen en minnen van een CRM app kunnen zien. Het zal je dan ook wel opgevallen zijn dat er meer voordelen dan nadelen zijn wat ons betreft. Met name de connectiviteit en het feit dat je letterlijk je hele database in je broekzak hebt zitten zijn grote pro’s. Omdat niemand meer zonder z’n telefoon kan is een CRM app de ideale uitkomst als je veel onderweg bent. Door even goed te testen is een CRM app een aankoop om lang van te genieten.
