Debriefing voorbeeld: Hoe pak je een debriefing aan met je agency?

De meeste bedrijven kiezen ervoor om een agency in de arm te nemen om bijvoorbeeld een promotiecampagne voor ze op te zetten of een marketingcampagne. Je zult daarbij merken dat sommige agencies de opdracht voltooien na een debriefing moment te hebben gehad met je en weer anderen helemaal geen gebruik maken hiervan.

In dit artikel zullen we middels een debriefing voorbeeld aangeven hoe je als agency het best een debriefing kunt hebben met je klant, waarop je moet letten en welke checks je in acht moet nemen.

In dit artikel

Wat is een debriefing?

Wat is de betekenis van een briefing? Een briefing is een essentieel onderdeel van het creatieve proces, waarbij de opdrachtnemer en opdrachtgever na afronding van een opdracht samenkomen om de resultaten te bespreken en feedback en verdere instructies te geven. Het is een waardevol instrument dat de samenwerking versterkt, de communicatie verbetert en toekomstige opdrachten succesvoller maakt.

En als je je afvraagt “wat is mijn dagelijkse briefing?”, dat verwijst naar een korte ochtendbespreking waarin prioriteiten en belangrijke informatie worden gedeeld om georganiseerd en gefocust aan de werkdag te beginnen. Het is een vorm van communicatie die aan de ene kant gestructureerd is en aan de andere kant een beknopte weergave is van wat er is besproken tussen twee partijen namelijk de agency en de opdrachtgever.

Naast de briefing is er ook de debriefing, een bijeenkomst waarin na afloop van een activiteit of project wordt een debriefing genoemd. In ieder geval voorkom je hiermee dat er op gegeven moment ruis ontstaat over de gemaakte afspraken.

Je zult dus vaker de gemaakte afspraken herhalen tijdens een debriefing en de andere partij laten bevestigen of corrigeren waar nodig. In de meeste gevallen zal de agency bij een goede debriefing een checklist erop na houden. Op deze manier is het bureau waar je samen mee wil werken ook in staat om te leveren wat je van hen verwacht.

Waaruit is een goede debriefing opgebouwd?

Als je als agency met enkele vragen zit dan blijf je best doorvragen. Niet enkel om het echte probleem in kaart te brengen, maar ook een oplossing daarvoor te vinden.

Een goed voorbeeld is dat je een agency inschakelt om een marketingcampagne voor je op te zetten. Als je wil dat je debriefing succesvol is dan zul je de onderstaande stappen moeten doorlopen.

De start, wie is de opdrachtgever?

Ten eerste is het belangrijk om de identiteit van de opdrachtgever te achterhalen tijdens de debriefing. Dit kun je doen door bijvoorbeeld te kijken naar het e-mailadres, de e-mailhandtekening, een visitekaartje of door tijdens de debriefing een kennismakingsronde te houden. Het verkrijgen van deze informatie is essentieel voor een goede samenwerking.

Je wil namelijk alle informatie op een plek hebben om deze op een later moment makkelijk weer erbij te kunnen halen. Je hebt deze informatie niet alleen voor jezelf nodig, maar ook als een andere collega je moet helpen bij de voltooiing van de opdracht.

Het is van eminent belang om voorbereid te zijn als je van start gaat met het voeren van een gesprek met de klant. 

Je zult dus concreet moeten weten wie de opdrachtgever is, de naam van het bedrijf of de organisatie, het e-mailadres, gegevens van contactpersonen, telefoonnummer, datum waarop de aanvraag binnenkomt, dag van debriefing en terugkoppeling.

Om welke uitdaging gaat het?

Als medewerker van het bureau is het belangrijk om altijd de debriefing betekenis en het precieze probleem te achterhalen. Dit vormt de kern van de uitdaging. Je moet zelf onderzoeken waar het bedrijf een oplossing voor wil hebben.

Vaak blijkt de initiële vraag niet het werkelijke probleem te zijn. Daarom is het handig om de “5x Waarom”-methode toe te passen. Hierbij stel je herhaaldelijk vragen om tot de kern van het probleem te komen.

Dit proces kan ook worden ondersteund door het maken van een work breakdown structure (WBS) om de taken en activiteiten in kaart te brengen. Het opstellen van een WBS is een waardevolle techniek om het probleem gestructureerd aan te pakken.

Op deze manier kun je uiteindelijk de aanleiding van een aanvraag in kaart brengen en een effectieve briefing opstellen. Dit is essentieel voor een succesvolle samenwerking met de opdrachtgever.

Weet met welke opdrachtgever je te maken hebt

Ga ook voor jezelf na wie de opdrachtgever is. Ga na welke producten het bedrijf op de markt brengt of welke diensten ze leveren. Het is handig om te weten of het bedrijf mijlpalen heeft die je kunt gebruiken voor het project. Heel belangrijk is ook om de unique selling points van het bedrijf in kaart te brengen. Je hanteert hierbij dus een werkwijze waarbij je aan achtergrondinformatie probeert te komen van de opdrachtgever.

Wat is de aanleiding van een debriefing?

Het is verder belangrijk om na te gaan wat de aanleiding is van de aanvraag van de opdrachtgever:

• Je wilt onder andere weten waarom de aanvraag op dat moment binnenkomt en of er zaken binnen het bedrijf spelen, die doorslaggevend zijn geweest om een aanvraag te doen.
• Het hoeft niet altijd betrekking te hebben op zaken die aanpak behoeven in het bedrijf, het kan gewoon behoren tot een van de doelstellingen van het bedrijf.
• Het komt er concreet op neer dat je wil weten waarom men wil starten met bijvoorbeeld een marketingcampagne.

Bekijk je bedrijfsdoelstellingen

Het is belangrijk dat een agency zich bewust is van de doelstellingen van je bedrijf. De doelstelling zal meestal afhankelijk zijn van de grootte van het bedrijf en de structuur.

Daarnaast kijkt men welke diensten men kan verlenen, welke producten aan de man gebracht worden en wat het bedrijf zelf nastreeft. Het zal veelal gaan om omzetgroei, het bereiken van nieuwe doelgroepen en het versterken van bijvoorbeeld merkpositionering op de markt.

Sommige bedrijven willen ook bijdragen aan een maatschappelijk doel. Als je deze informatie hebt kun je tijdens zo een debriefing moment het bedrijf wijzen op de eventuele uitdagingen die een campagne met zich mee kan brengen.  

Oplevering van de opdracht

Het proces van debriefing komt vooral in deze fase van pas. Je dient zo duidelijk als mogelijk te verwoorden wat je oplevert. Hiermee kun je aantonen of je de opdracht heb uitgevoerd in lijn met de gemaakte afspraken en de opdracht zelf. Bij een positieveterugkoppeling kun je het document ook direct laten tekenen voor goedkeuring. 

Bij een reclamecampagne beschrijf je onder andere:

• wat je oplevert,
• welke communicatiekanaal je gebruikt,
• op welke branding de aandacht gericht is
• wat de boodschap moet zijn

Tijdens dit proces kun je ook meteen de randvoorwaarden bespreken die van toepassing zijn op de uitvoering van de opdracht. Daarnaast is het belangrijk om aandacht te besteden aan mogelijke effecten die de opdracht kan hebben op het bedrijf.

Wie zijn de gebruikers en wat moet het eindresultaat zijn?

Bij elke opdracht dien je als agency in kaart te brengen wie de gebruikers zullen zijn. Ga dus na voor wie je de opdracht uitvoert. Betreft de opdracht een B2C of B2B campagne?

Als je weet wie je doelgroep is, kun je de uitvoering van de opdracht daarop afstemmen. Je kan ook nagaan of de eventuele totstandkoming van je product of dienst wel haalbaar is. Soms geeft het bedrijf je zelf al aan wat de specifieke wensen zijn. Als dat niet het geval is kun je er als agency ook naar vragen. 

Debriefing voorbeeld

De volgende 8 stappen geven een debriefing voorbeeld. Het is een gestructureerde manier om na een evenement, activiteit of meeting samen te komen en de resultaten te bespreken. Dit debriefing voorbeeld geeft een stapsgewijze handleiding voor het uitvoeren van een effectieve debriefing:

1: Doelstellingen bepalen

• bepaal het doel van de debriefing. Wil je successen behandelen, problemen identificeren, lessen leren of toekomstige acties plannen?
• Zorg ervoor dat alle deelnemers op de hoogte zijn van het doel van de debriefing en wat er van hen verwacht wordt.

2: Kies een geschikte locatie en tijd

• Selecteer een rustige en comfortabele ruimte waar deelnemers vrijuit kunnen praten.
• Zorg ervoor dat de tijd ruim genoeg is voor een bespreking, maar ook niet te lang, zodat deelnemers niet vermoeid en verveeld raken.

3: Nodig relevante deelnemers uit

• Identificeer de personen die betrokken waren bij het evenement, de activiteit of het project en nodig hen uit voor de debriefing.
• Zorg ervoor dat alle relevante stakeholders vertegenwoordigd zijn.

4: Begin met een samenvatting

• Geef een overzicht van het evenement, de activiteit of het project.
• Bespreek de doelstellingen, planning, uitvoering en eventuele voorlopige resultaten.

5: Bespreek successen en prestaties

• Moedig deelnemers aan om successen en prestaties te delen die ze hebben ervaren tijdens het evenement of project.
• Identificeer wat er goed ging en waarom.

6: Identificeer uitdagingen en problemen

• Bespreek de obstakels, problemen of uitdagingen die tijdens het evenement of project zijn opgetreden.
• Analyseer de oorzaken van deze problemen en identificeer mogelijke oplossingen.

7: Stel actiepunten op

• Maak een lijst met concrete actiepunten op basis van de besprekingen tijdens de debriefing.
• Wijs verantwoordelijkheden toe aan individuen of teams om deze actiepunten uit te voeren.

8: Sluit af met een samenvatting en follow-up

• Geef een samenvatting van de belangrijkste punten die tijdens de debriefing zijn besproken.
• Maak afspraken over eventuele follow-up acties en volgende stappen.
• Bedank de deelnemers voor hun bijdrage en inzet.

Door deze stappen te volgen van dit debriefing voorbeeld, kun je een effectieve debriefing uitvoeren die waardevolle inzichten oplevert en bijdraagt aan de verbetering van toekomstige activiteiten of projecten.

psychologische debriefing

Naast de traditionele debriefing in marketingbureaus, is er ook een belangrijk aspect dat bekend staat als psychologische debriefing. Dit is een vroegtijdige psychologische interventie. Terwijl de standaard debriefing zich richt op het analyseren van projectresultaten en het formuleren van actiepunten, concentreert psychologische debriefing zich op de emotionele en psychologische impact die projecten kunnen hebben op individuele teamleden.

Psychologische debriefing wordt vaak toegepast na ingrijpende of een schokkende gebeurtenis, waarbij de nadruk ligt op het verwerken van emoties en het bevorderen van het welzijn van teamleden. In tegenstelling tot de zakelijke focus van traditionele debriefings, biedt psychologische debriefing een veilige ruimte voor teamleden om hun gevoelens en ervaringen te delen. Dit proces helpt niet alleen bij het verminderen van stress en angst, maar kan ook bijdragen aan het opbouwen van veerkracht binnen het team.

Het belangrijkste verschil tussen de twee ligt dus in hun focus: terwijl traditionele debriefing gericht is op operationele en strategische aspecten van projecten, richt psychologische debriefing zich op de emotionele impact op individuele teamleden.

Tools en Technieken voor Effectieve Debriefing

Het landschap van debriefing in marketingbureaus wordt verrijkt door een verscheidenheid aan tools en technieken die de effectiviteit van het proces vergroten. Technologische hulpmiddelen zoals debriefingsoftware en projectmanagement platforms bieden gestructureerde frameworks voor het vastleggen van feedback en het volgen van actiepunten.

Feedbackformulieren en enquêtes, op hun beurt, geven betrokkenen een gestandaardiseerde manier om hun perspectieven te delen en dragen bij aan een meer georganiseerde analyse van de verzamelde informatie.

De voordelen van een goede debriefing

De voordelen van een gestandaardiseerde debriefing structuur kunnen aanzienlijk bijdragen aan het succes en de groei van individuen, teams en organisaties. Een debriefing, in zijn essentie, zoals eerder aangegeven is een gestructureerde bijeenkomst waarin deelnemers de gelegenheid krijgen om ervaringen te delen, lessen te leren en concrete actiepunten vast te stellen voor toekomstige verbetering. Een debriefing biedt de volgende voordelen:

Consistentie en Efficiëntie

Een debriefing structuur zorgt voor een consistente aanpak bij het evalueren van verschillende evenementen, activiteiten of projecten. Door een duidelijke structuur te volgen, kunnen teams efficiënter werken en waardevolle tijd besparen.

Bevordering van Open Communicatie en Samenwerking

Debriefings bieden een veilige omgeving waarin deelnemers openlijk kunnen communiceren over hun ervaringen, zowel positief als negatief. Door het delen van inzichten en perspectieven kunnen teams beter begrijpen wat er goed ging en waar verbetering nodig is. Dit bevordert een cultuur van openheid, vertrouwen en samenwerking binnen het team.

Verbetering en Groei

Een debriefing stelt deelnemers in staat om lessen te leren uit eerdere ervaringen en deze toe te passen om toekomstige prestaties te verbeteren. Door te reflecteren op wat goed ging en wat beter kon, kunnen teams hun processen, strategieën en besluitvorming verfijnen en optimaliseren. Dit draagt bij aan een continu leerproces en de voortdurende groei van het team of de organisatie.

Ontwikkeling van Leiderschapsvaardigheden

Deelname aan debriefings kan de ontwikkeling van leiderschapsvaardigheden bevorderen, zoals communicatie, probleemoplossend vermogen en besluitvorming. Door actief deel te nemen aan discussies en het leiden van debriefings, kunnen individuen hun leiderschapskwaliteiten versterken en hun effectiviteit als teamleider verbeteren.

Verbetering van Teamcohesie en Morale

Door gezamenlijk successen te vieren, uitdagingen te overwinnen en verbeterpunten te identificeren, kunnen debriefings de teamcohesie versterken en het morale van deelnemers verhogen. Het gevoel van betrokkenheid en verbondenheid dat ontstaat uit het gezamenlijk reflecteren en streven naar verbetering kan de motivatie en de betrokkenheid van teamleden versterken.

Een debriefing is altijd noodzakelijk 

Debriefing is wel noodzakelijk voor zowel de opdrachtgever als de agency die een opdracht aanneemt om bijvoorbeeld een promotiecampagne op te zetten. Het proces bestaat eigenlijk uit twee delen. De opdracht wordt aangenomen en uitgevoerd, fase van briefing, en aan het eind krijg je het debriefing moment.

Als de uitvoering van een opdracht bijna of voltooid is kun je dan een gesprek hebben om na te gaan of alles conform de gegeven opdracht en richtlijnen is geschied. Hierdoor voorkom je ontevreden klanten en eventueel ruis tussen partijen.

Conclusie

Een debriefing biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven en hun klanten. Door regelmatig debriefings uit te voeren, kunnen bedrijven de communicatie verbeteren, samenwerking bevorderen en de kwaliteit van hun dienstverlening verhogen. Het implementeren van een gestructureerde aanpak voor een debriefing, waarbij de juiste vragen worden gesteld en de belangrijke aspecten worden benadrukt, draagt bij aan het succes van projecten en het behoud van tevreden klanten.